Adjoint à la Cheffe de Cabinet et de la Coordination Régionale H/F - Préfecture de Haute-Garonne

Groupe RIFSEEP : 3

Votre environnement professionnel:

Activités du service
Le secrétaire général pour les affaires régionales (SGAR) est chargé de coordonner les actions de l'État en région au travers des politiques publiques décidées par le gouvernement, de piloter les moyens alloués à ces fins et d'animer le réseau des services de l'État chargés de les mettre en oeuvre. Pour l'assister, en sus de deux adjoints chargés chacun d'un pôle, il s'appuie sur la direction de la coordination et des affaires régionales, chargée notamment de la gestion des fonctions support au sein du SGAR, des délégations de signature, du secrétariat des instances, de la préparation des dossiers du préfet et de ses déplacements, de la coordination des agendas et outils de communication, de la gestion du recueil des actes administratifs régionaux.

L'activité du SGAR de la région Occitanie s'organise autour de 4 grandes missions :
-Assurer la cohérence de l'action territoriale de l'État dans la région par son rôle de pivot entre les directions régionales et les préfets de département et d'animateur de la réflexion interministérielle;
-Conduire les politiques publiques nationales et européennes, impulser et mettre en oeuvre les politiques contractuelles et partenariales;
-Développer et mutualiser les capacités d'expertise au plan régional, par la mise à disposition des préfets de département et des services de l'État en région d'expertises, de synthèses et d'informations développées en interne;
-Animer, coordonner et moderniser l'organisation et la mise en oeuvre des fonctions supports des services de l'État en région, en matière de gestion des ressources humaines, d'immobilier et d'achats de l'État.

Composition et effectifs du service
La direction de la coordination et des affaires générales est composée:
-du directeur de service;
-du bureau des affaires générales chargé de la gestion des ressources du SGAR (humaines, financières et matérielles) composé 6 personnes ;
-du cadre en charge des affaires juridiques;
-du cadre chargé des ressources documentaires et de la valorisation des informations;
-de la cheffe de cabinet et de la coordination régionale et de son adjoint ;
-du cadre en charge des dossiers «Services publics écoresponsables» et mobilités.

Liaisons hiérarchiques
La cheffe de cabinet et de la coordination régionale, le directeur du service, les adjoints au SGAR et SGAR

Liaisons fonctionnelles
-Les chargés de mission et directeurs du SGAR ;
-Interlocuteurs et partenaires: Directions régionales/Opérateurs/Établissements publics, cabinet et services de coordination des préfectures de département, cabinets ministériels.

Vos activités principales :

Placé auprès de la cheffe de cabinet et de la coordination régionale et au sein de la direction de la coordination et des affaires générales, l'adjoint à la cheffe de cabinet travaillera sur les sujets suivants:
-Appui à l'organisation de la gouvernance régionale (comité de direction régionale, comité de l'administration régionale (CAR), pré-CAR et séminaires régionaux): proposition de l'ordre du jour, préparation des dossiers, organisation technique, rédaction des comptes-rendus;
-Appui à l'organisation des déplacements du préfet et du SGAR et de ses adjoints en région et d'événements régionaux, notamment dans le cadre de visites officielles de membres du gouvernement;
-En lien avec l'agenda régional du préfet et du SGAR: mise à jour du tableau de suivi des dossiers à préparer et transmission des commandes afférentes aux chargés de mission, lien quotidien avec les services de l'État en région (directions régionales, opérateurs, établissements publics);
-Appui aux chargés de mission dans la conduite de leurs missions (organisation de réunions, de déplacement ou d'événements de communication);
-Préparation de dossiers de coordination pour les rencontres avec des préfets de département ainsi que sur tout sujets transversaux;
-Rédaction de notes, d'éléments de langage, mails ou courriers administratifs;
-Piloter la mise en place et l'animation du réseau régional des services de la coordination des préfectures de département d'Occitanie afin de renforcer la coopération interservices, d'assurer une diffusion efficace de l'information, de développer les synergies entre territoires et de contribuer à l'amélioration de la qualité du fonctionnement des services ;
-Optimiser les pratiques de travail du SGAR par la création et l'adaptation d'outils de suivi, de gestion et de pilotage ;
-Piloter la présence numérique du service et assurer la gestion des supports de communication institutionnelle. Organiser la production et la publication de contenus, accompagner la promotion des projets et démarches conduits par le SGAR et contribuer au développement des échanges d'information avec les administrations, organismes partenaires et autres parties prenantes.

La liste des missions est non exhaustive et est susceptible d'évoluer au regard de l'évolution des politiques publiques et de l'évolution des missions de la direction.