Assistant - Assistante Administrative et Coordination d'Organisme H/F - Icon X Media

Prêt(e) à propulser votre carrière au coeur de la formation et du numérique ? Rejoignez-nous !

Dans le cadre d'un fort développement de nos activités, nous recrutons notre futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Coordination (H/F) pour notre Organisme de Formation et CFA

Si vous aimez la polyvalence, que vous avez le sens de l'organisation et que l'univers de la formation professionnelle vous passionne, ce poste est fait pour vous !

Vos missions principales :

Gestion Administrative & Conformité (OF / CFA) :

* Rédaction et suivi des conventions de formation, contrats d'apprentissage et dossiers d'inscription.
* Suivi administratif des apprenants et des formateurs (feuilles d'émargement, livrets de suivi, attestations).
* Participation active au maintien de notre démarche qualité (Qualiopi) et à la gestion des dossiers de financement (OPCO, France Travail).

2. Relation Partenaires & Relation Client :

* Gestion des appels entrants et sortants (accueil, renseignement des candidats et des entreprises partenaires).
* Coordination logistique avec nos différents partenaires de formation (planning, mise à disposition des ressources).

3. Appels d'Offres & Projets :

* Aide à la veille, à la préparation et au montage des dossiers de réponse aux appels d'offres.

4. Numérique & SSI (Sécurité des Systèmes d'Information) :

* Sensibilisation et application des bonnes pratiques en matière de sécurité des données (RGPD, protection des données des stagiaires).
* Suivi du bon fonctionnement de nos outils de gestion internes (LMS, ERP de formation).

Conditions de travail & Environnement :

Contrat :CDD de 6 mois
Temps de travail :35h hebdomadaires.
Rémunération : Entre 2 000 € et 2 200 € brut mensuel (selon profil et expérience).
Organisation :Environnement de travail moderne et dynamique. Formation mixte très attractif avec possibilité de télétravail partiel (FOAD)** mis en place après une période d'intégration réussie.

Le profil recherché :

Expérience : Une première expérience réussie dans le secteur de la formation professionnelle, de la gestion d'un CFA ou de l'assistanat commercial/administratif est vivement souhaitée.
Compétences clés :Maîtrise des outils bureautiques, aisance relationnelle au téléphone, rigueur administrative irréprochable et sensibilité aux règles de sécurité informatique (SSI).
Soft Skills :Autonomie, réactivité, esprit d'équipe et grand sens de la confidentialité.

Vous vous reconnaissez ? N'attendez plus pour postuler et construire avec nous la formation de demain !

Lieu de travail : île de France
Fréquence de déplacements : Jamais ou Ponctuels ou Télétravail selon votre organisation)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Assistant de gestion et d'administration du personnel,Bureautique et outils collaboratifs,CQP assistant de gestion d'entreprise du BTP,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Gestion des emails,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Manoeuvre

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.