Secrétaire d'Elu - Commune d'Aix-En-Provence H/F - Communes

Un(e) secrétaire d'Elu (F/H)
Délégation Education
Catégorie B/C - filière administrative

MISSION

Vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais, afin d'apporter un soutien administratif et organisationnel optimal à l'élue déléguée, dans l'exercice de ses fonctions.

ACTIVITES
Vous assurez un soutien quotidien à l'élue dans l'organisation de ses activités, la gestion de ses dossiers et la circulation de l'information.
Vous accueillez, orientez et renseignez les administrés, partenaires et différents interlocuteurs.
Vous réalisez les travaux administratifs et de secrétariat liés à l'activité de l'élue.
Vous gérez le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le circuit de validation des parapheurs.
Vous assurez le suivi administratif, le classement et l'archivage des dossiers.
Vous organisez et gérez l'agenda de l'élue : prise de rendez-vous, planification des réunions et coordination des déplacements professionnels.
Vous veillez au suivi et à la mise à jour des plannings et des échéances.
Vous préparez et coordonnez l'organisation des réunions et des divers évènements : réservation des moyens nécessaires, élaboration des convocations et prise de contact avec les participants.

PROFIL
· Cadres d'emploi des adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux ;
· Bonnes capacités rédactionnelles ;
· Parfaite maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ;
· Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants ;
· Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat ;
· Connaissance et maîtrise du logiciel MEM ;
· Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités dans le respect des délais ;
· Aisance relationnelle, sens de l'accueil et qualités d'écoute ;
· Grande discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations traitées ;
· Capacité à travailler en autonomie ;
· Sens de l'organisation, rigueur et méthode ;
· Sens du service public.

CONDITIONS D'EMPLOI

Cycle de travail : 37h30 ou 38h30

Groupe d'emploi : GE2 + NBI secrétariat 10 points

Engagée en faveur de l'inclusion et de la diversité, et signataire d'une convention avec le FIPHFP, la Ville d'Aix est "handi-accueillante".

Localisation du poste : Direction Coordination Enfance Petite Enfance, rue Chastel
Adressez votre candidature avant le 15/07/2026 (lettre de motivation + CV)