Assistant de Direction - Suresnes H/F - Communes

Mission principale :

Faciliter l'activité du Directeur Général Adjoint des services en assurant une bonne circulation de l'information, en prenant en charge au quotidien ses tâches administratives et en l'assistant dans les missions de sa direction.

Activités :
Accueil téléphonique principalement :
Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs.
Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances.

Secrétariat :
Assiste le Directeur dans l'organisation de son plan de charge et assure son secrétariat.
A la charge du planning du D.G.A., prévoit les rendez-vous et organise la logistique des différentes réunions.
A une fonction d'alerte en cas d'imprévu et soutient la DGA en fonction des priorités.
Suit les courriers entrants et sortants sur le logiciel ELISE.
Réceptionne, trie et répartit les parapheurs.
Rédige des courriers, des comptes-rendus de réunions, des notes de service.
Assure tout travail de classement et d'archivage.
Emet des appels pour ses différentes missions (enquêtes, réservations...)
Participation aux projets des directions et services de la DGA, soutien et suivi de leurs activités :
Prend en charge différents dossiers en lien avec les directrices.
Peut être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux.
Se montre force de propositions et met en oeuvre les décisions.
Evalue l'activité et propose des solutions d'amélioration.
Soutient la directrice Famille Education dans l'organisation de ses réunions.
Soutient l'organisation logistique des événements (invitations et logistique des forums, séminaires...).
Elabore des tableaux de suivi (visites sur site, suivi des échéances, outils statistiques...).
Correspondant RH.

Communication :
Assure la transmission d'information auprès des directeurs, chefs de service et agents.
Assure un reporting régulier auprès de la hiérarchie et fait remonter les problèmes à bon escient.
Anime la page Intranet de sa direction.
Référent communication de la Direction Solidarités Santé

Gestion Comptable :
A la charge de l'exécution budgétaire pour les Politiques familiales et la Coordination Handicap.
Suit l'exécution de certains contrats ou marchés.

Gestion des instances :
Dépose et suit sur le logiciel ACROPOLIS les actes administratifs de la DGA et de la Direction Famille Education.

Documentation et juridique :
Recherche dans les domaines spécifiques confiés au DGA.
Peut être l'interface de la direction sur les questions juridiques avec les services experts

Savoir :

Formations conseillées :
Une formation en secrétariat est conseillée.
Les compétences propres au domaine d'activités s'acquièrent avec l'expérience et par le suivi de formations en interne.

Connaissances transversales :
Connaissance des techniques de secrétariat. - Connaissance des interlocuteurs et de l'organisation interne.

Savoir-faire :
Utilisation des logiciels de bureautique WORD, EXCEL, ELISE, ACROPOLIS, SEDIT, EKSAE.
Respecte les procédures.

Savoir-être :

Discrétion, bon relationnel, bon rédactionnel, organisation, rigueur, réactivité, capacité d'initiative, capacité d'adaptation, souplesse.