Assistant Chef de Projet H/F - Quick Emploi

QUICK EMPLOI est une agence de recrutement spécialisée dans les métiers du marketing, de la communication, du digital et des fonctions tertiaires. Nous avons une forte expertise sur les profils opérationnels et nous proposons une approche qualitative humaine et ciblée.

Notre rôle est d'apporter des réponses humaines aux enjeux de recrutement des entreprises : intérim, CDD, CDI et Freelance.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Chef de Projet pour notre client, un acteur leader dans le secteur de l'ameublement de l'art de vivre.

Vous êtes DISPONIBLE IMMEDIATEMENT, votre rôle sera :

- d'assister le responsable Styliste dans la coordination opérationnelle des projets confiés à des prestataires externes, principalement des agences de production de contenus.
- de garantir le bon déroulement des projets en assurant le suivi des actions, des délais, des livrables et des validations, tout en facilitant la communication entre les différentes parties prenantes.
- Vous êtes le point de contact opérationnel qui veille à la fluidité des échanges, à la qualité du suivi et à la mise à jour des outils de pilotage.

Qualité clé pour réussir dans ce poste

- Être capable d'assurer un suivi irréprochable de nombreux sujets simultanément, de coordonner efficacement les intervenants et de maintenir une visibilité permanente sur l'avancement des projets grâce à une organisation rigoureuse et méthodique.

RESPONSABILITES :

Coordination des projets

- Participer au lancement des projets auprès des prestataires.
- Transmettre les briefs et les informations nécessaires à la bonne réalisation des demandes.
- Assurer l'interface entre les équipes internes et les prestataires externes.
- Veiller à la bonne circulation des informations tout au long des projets.

Suivi opérationnel

- Assurer le suivi quotidien de l'avancement des projets.
- Contrôler le respect des échéances et des plannings.
- Identifier les points de blocage et les signaler au responsable de projet.
- Effectuer les relances nécessaires auprès des prestataires et des contributeurs internes.

Gestion des livrables

- Réceptionner les livrables produits par les agences.
- Organiser les phases de relecture et de validation.
- Collecter les commentaires et demandes de modification des parties prenantes.
- Consolider les retours et les transmettre aux prestataires.
- Assurer le suivi jusqu'à validation finale.

Organisation et reporting

- Organiser les réunions de suivi projet.
- Préparer les ordres du jour.
- Rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Mettre à jour les outils de suivi et tableaux de bord.
- Produire un reporting régulier de l'activité et de l'avancement des projets.

Tâches quotidiennes

- Lancement des demandes auprès des agences.
- Suivi des projets en cours.
- Organisation et planification des réunions.
- Rédaction des comptes rendus.
- Mise à jour des tableaux de suivi.
- Relances des prestataires et interlocuteurs internes.
- Collecte et centralisation des retours.
- Transmission des demandes de modifications.
- Contrôle du respect des délais.
- Préparation des reportings d'avancement.
- Gestion documentaire des projets et des livrables.

HARD SKILLS :

Gestion de projet

- Connaissance des fondamentaux de la gestion de projet.
- Suivi de planning et coordination de multiples intervenants.
- Gestion des priorités et respect des échéances.

Outils bureautiques

- Très bonne maîtrise d'Excel :
- tableaux de suivi,
- indicateurs d'avancement,
- tableaux croisés dynamiques,
- reporting.
- Bonne maîtrise de PowerPoint.
- Maîtrise d'Outlook et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Google Workspace).

Organisation et reporting

- Capacité à construire et maintenir des outils de suivi.
- Rédaction de comptes rendus et de synthèses.
- Suivi documentaire rigoureux.

Communication

- Excellente expression écrite.
- Bonne communication orale.
- Capacité à interagir avec différents interlocuteurs internes et externes.

SOFT SKILLS :

Organisation et rigueur

- Excellente organisation.
- Grande rigueur dans l'exécution et le suivi.
- Sens du détail.
- Fiabilité.

Gestion des priorités

- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
- Respect des délais.
- Réactivité face aux urgences.

Relationnel

- Sens du service.
- Diplomatie.
- Aisance relationnelle.
- Capacité à relancer avec professionnalisme et fermeté.

Autonomie et initiative

- Autonomie dans la gestion quotidienne des tâches.
- Esprit d'initiative.
- Capacité à anticiper les besoins et les risques.
- Force de proposition dans l'amélioration des processus de suivi.

- Première expérience réussie en assistanat de projet, coordination de projet, gestion administrative ou assistanat de direction.
- Maîtrise avancée d'Excel indispensable.
- Expérience dans un environnement marketing, communication ou gestion de prestataires appréciée.
- Anglais : Bon niveau (échange régulier avec des prestataires à l'étranger : 75% à l'ecrit/25% via des call)