Assistant Administratif des Chantiers H/F - Hofibat

« Apporter une assistance administrative des chantiers à nos filiales »
Notre société est dans le secteur du bâtiment et connaît une forte croissance. Nous avons un pôle travaux pour assister les filiales dans l'administration de leurs chantiers.
L'administration des chantiers passe par plusieurs vecteurs.
Vecteurs par ordre de priorité :
- Les demandes des filiales,
- Les commandes auprès de nos fournisseurs,
- La gestion de plusieurs boites mails.

Les demandes des filiales
Les demandes filiales sont regroupées dans un outil spécifique afin de permettre aux DG et leurs assistants de faire des demandes sur un chantier. Ces demandes sont de plusieurs types : Demande, Commande, Location, Etude, etc.
Compétences requises :
- Gérer les contrats avec nos sous-traitants,
- Pré-saisir les devis,
- Préparer nos outils informatiques pour tous les chantiers,
- Agir avec engagement pour atteindre l'objectif,
- Avoir le sens de la communication avec le PDG et les DG

Les commandes auprès des fournisseurs
Les commandes auprès des fournisseurs sont réalisées avec nos outils informatiques (CODIAL , JLOGICIEL). Elles font suite aux demandes des filiales.
Compétences requises :
- Maîtriser le processus de la commande jusqu'à la livraison :
- consulter les fournisseurs,
- saisir la commande ,
- s'assurer de la bonne réception
- Agir avec engagement pour atteindre l'objectif
- Communiquer avec les interlocuteurs de nos fournisseurs et interlocuteurs sur le terrain
- Saisir les commandes dites « Internet »
- Faire le point avec le pôle Gestion

La gestion de plusieurs boites mails
Cela nous permet de gérer :
- L'administration d'un chantier (Devis, OS, PV de réception)
- Les rendez-vous de chantiers
- Les comptes rendus voir éventuellement les alertes
- Les demandes de prévention (VIC, PGC, PPSPS)

Compétences requises :
- Rigueur et organisation : Les procédures à suivre sont écrites
- Complétude : Aller jusqu'au bout de la démarche
- Sens des priorités
- Sens de la communication avec les DG

Environnement :
- Travail de bureau situé à Igny
- Pas de déplacement sauf à titre exceptionnel
- 35h/semaine (8h30 - 16h30 et 1 heure de déjeuner)
- Ordinateur et smartphone

Compétences :
- Agir avec engagement pour atteindre l'objectif
- Méthodique, organisé, rigoureux
- un caractère réactif et à l'écoute.
- Travailler en binôme et faire preuve de réactivité pour assurer le bon déroulement du chantier, même en cas de difficulté ponctuelle.
- le sens des priorités et du respect des échéances ;
- Maîtrise des outils informatiques (Gmail, Word, Excel, PDF, etc)
- Bonne Expression écrite ainsi qu'un bon sens de la synthèse.
- Expérience 1 an minimum
- Niveau : Bac +2 à Bac +3

Contrat:
- CDI avec période d'essai
- Prise de poste : à partir du 03/08/2026

Salaire :
- Mensuel brut de 1803 euros à 2400 euros sur 12 mois

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.