Gestionnaire Administratif des Ventes H/F - Ile de Ré Chocolats

PME artisanale agroalimentaire, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) capable d'assurer à la fois la gestion administrative des ventes, le suivi commercial et le support quotidien de l'activité de l'entreprise.

Au sein d'une PME à taille humaine, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement de la relation client et dans l'organisation administrative et commerciale.

Nous travaillons avec différents réseaux de distribution : artisans boulangers - pâtissiers, épiceries fines, grossistes et grande distribution.

PME artisanale agroalimentaire, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) capable d'assurer à la fois la gestion administrative des ventes, le suivi commercial et le support quotidien de l'activité de l'entreprise.

Au sein d'une PME à taille humaine, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement de la relation client et dans l'organisation administrative et commerciale.

Nous travaillons avec différents réseaux de distribution : artisans boulangers - pâtissiers, épiceries fines, grossistes et grande distribution

En lien direct avec les différents services (production, qualité, achats, comptabilité, VRP, agence commerciale, merchandiseur...), vous assurez à la fois le suivi ADV, la coordination commerciale et le support administratif des dossiers clients.

Secrétariat commercial

- Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.

- Gérer l'ensemble des relations entre les différents prestataires et services internes afin d'assurer la bonne réalisation des ventes (transporteurs, commerciaux...).

- Participer activement à l'organisation quotidienne de l'entreprise.

Gestion et suivi des commandes

- Saisir les commandes, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes, garantir leur expédition et leur livraison auprès du client.

- Suivre les livraisons, gérer les réclamations en liaison avec les services achats, commercial, production, qualité, logistique.

- S'adapter aux différentes typologie de clients (BtoB, BtoC) et proposer l'offre correspondante.

- Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis et assurer le suivi. (relance client)

- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), enregistrement de chaque litige.

- Remonter régulièrement les informations liées aux ventes à sa hiérarchie via des indicateurs adaptés. (statistiques des ventes, taux de ruptures, nombre de commandes, nombre de clients ....)

- Mise à jour de l'offre sur le site internet

Coordination des différents acteurs internes et externes

- Accueillir les clients, prospects, fournisseurs et prestataires.

- Maintenir le lien entre l'équipe commerciale et les fonctions support.

- Gérer les relations quotidiennes avec les clients (appels, e-mails, rencontres...) ainsi qu'avec les différents fournisseurs impliqués, comme les entreprises de livraison.

- Travailler en relation étroite avec les divers services de l'entreprise (achat, comptabilité, logistique, commercial, production, qualité...).

- Faire le lien entre les clients et les différents interlocuteurs (commercial, agence commercial, merchandiseur)

Gestion administrative et facturation

- S'assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.

- Garantir le respect des normes de qualité et de livraison, ainsi que du respect des processus et des bonnes pratiques, et ce dans toutes les étapes de la vente.

- Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels en réalisant des contrats de vente et documents export (comme les certificats d'origine).

- Classer, numériser et archiver quotidiennement.

- Mise à jour quotidienne des données de l'ERP / EXCEL / portail client et fournisseur

- Assurer diverses missions administratives selon les besoins

Plus qu'un poste d'ADV classique, nous recherchons un véritable relais de coordination commerciale et administrative, capable de suivre les dossiers clients avec rigueur, de faire le lien entre les divers services et de participer activement au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

1 - Compétences et aptitudes :

- Excellente maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, Outlook ...)

- Bonne maîtrise des ERP et logiciel de commandes

- Capacités d'adaptation, gestion de plusieurs tâches en parallèle

- Capacités rédactionnelles irréprochables

- Sens du relationnel, du service client, aisance dans les échanges

- Rigueur, organisation

- Capacités à prioriser

- Force de proposition, prise d'initiative

- Autonomie

- Polyvalence propre aux PME