Assistant de Suivi Opérationnel et de Gestion H/F - Kocoya Thinklab Laboratoire d Idees Inno

1/ Présentation de l'association
Kocoya ThinkLab est une association engagée dans l'éducation à la citoyenneté numérique, l'inclusion numérique et les usages éthiques et responsables des technologies.
Chaque année, nous accompagnons plus de 20 000 personnes que nous sensibilisons aux nouvelles technologies à travers des ateliers, conférences, animations diverses.... Nos formateurs sont des étudiants spécialisés dans les nouvelles technologies.

Nos actions s'adressent à tous les publics : seniors, parents, jeunes et scolaires autour de thématiques comme les réseaux sociaux, l'intelligence artificielle, les fake news, le cyberharcèlement ou encore l'accès aux droits numériques.

Nous intervenons en Île-de-France, aux côtés de partenaires institutionnels, éducatifs et associatifs.
Rejoindre Kocoya ThinkLab, c'est intégrer une équipe engagée et un réseau de 30 formateurs passionnés par les enjeux du numérique d'aujourd'hui et de demain.2/ Description du poste
Kocoya ThinkLab recherche un(e) Assistant de suivi opérationnel et de gestion afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien de l'association.
Le poste combine coordination opérationnelle, suivi administratif, relation avec les formateurs, gestion des ateliers et accompagnement des publics.
Vous travaillerez en lien direct avec l'équipe de coordination et participerez activement au déploiement des projets menés sur le territoire francilien.

3/ Missions principales
A/Recrutement des formateurs
Sélectionner les profils de formateurs
Réaliser les entretiens de recrutement et présenter le fonctionnement de l'association ainsi que les modalités d'intervention
Vérifier les documents administratifs (micro-entreprise, pièce d'identité, etc.)
Assurer la contractualisation des animations
Permettre aux formateurs de s'approprier nos outils internes de travail (Discord, Drive,etc.)

B/Coordination des ateliers
Gérer la planification des ateliers
Affecter les formateurs sur les ateliers et gérer l'agenda partagé
Accompagner les nouveaux formateurs en séance
Répondre aux questions des formateurs sur Discord
Vérifier les feuilles de présence et les questionnaires de fin d'atelier
Assurer le traitement administratif des factures des formateurs

C/Gestion administrative et organisationnelle
Assurer l'accueil téléphonique pour l'inscription aux ateliers
Participer à l'organisation des campagnes d'information (Brevo)
Gérer les inscriptions des bénéficiaires aux ateliers
Suivre la mobilisation des bénéficiaires et les taux de participation
Assurer le suivi quotidien des ateliers avec les partenaires sur les aspects logistiques
Animer des réunions d'information auprès des seniors
Assurer le traitement des mails de l'association

4/ Profil recherché
A/Qualités attendues
Excellent sens de l'organisation et des priorités
Aisance relationnelle et bonne communication orale
Capacité d'adaptation et autonomie
Appétence pour les enjeux du numérique et de la pédagogie
Capacité à gérer plusieurs missions simultanément
Esprit d'équipe et sens de l'initiative

B/Compétences techniques
Bonne maîtrise de Google Workspace
Aisance avec les outils numériques de communication (Discord, Aircall, Brevo, Canva, etc.)
Bonne maîtrise du français écrit et oral

C/Formation et expérience
Formation Bac +2 /+3 en gestion, administration, coordination, gestion de projet ou équivalent
Une expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un poste similaire
Une expérience dans le milieu associatif, l'animation de projets ou la médiation numérique constitue un plus
Les profils organisés, autonomes et à l'aise avec le travail multitâche seront valorisés

5/ Conditions de travail
Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein (35 heures) ou temps partiel (28 heures)
Lieu : Paris Centre
Prise de poste prévue le 24 août 2026
Salaire : selon profil et expérience
- Avantages :
Tickets restaurant
Remboursement Navigo à 50 %

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Assistant de gestion et d'administration du personnel,BTS support à l'action managériale,CQP assistant de gestion d'entreprise du BTP,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Titre professionnel secrétaire assistant,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Langues: Français souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire