Adjointe Administrative Pôle Animation de la Ville - Mairie de Fenouillet H/F - Communes

Sous l'autorité de la directrice du Pôle Animation de la Ville, vous assurez la mise en oeuvre des différents événements organisés par les services de la Ville à destination des administrés, des associations, des partenaires ou des services de la ville. Vous participez également au suivi administratif et logistique des diverses activités du pôle animation, notamment en matière de gestion des salles municipales, de relations avec les associations et d'accueil des usagers.

Supérieur hiérarchique N+1 : la Directrice du Pôle Animation de la Ville AVD
Supérieur hiérarchique N+2 : la Directrice Générale des Services

ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE

EVENEMENTIEL
- Prise de contact et suivi avec les prestataires des événements
- Participation à la coordination logistique des événements
- Accueil des différents prestataires et intervenants sur certains événements
- Tenue des fiches de prêts et fiche manifestations

GESTION DES SALLES MUNICIPALES
- Traitement des demandes de salles municipales par les administrés, les services et les associations
- Elaboration et suivi des documents administratifs : contrats de locations, états des lieux
- Accueil des utilisateurs des salles, état des lieux (avant et après utilisation)
- Visites éventuelles en amont + explication utilisation matériel (sono, écran, ...)

ASSOCIATIONS
- Suivi administratif des demandes de subvention
- Edition et suivi des documents : conventions et avenants de mise à disposition de salles

MARCHE DE PLEIN VENT
- Suivi administratif des demandes et relations avec les commerçants du marché de plein vent

REGIE
- Régisseur suppléant de la régie de recettes : vente de tickets et encaissements pour les manifestations (repas, spectacles, fêtes foraine)

AUTRES
- Participation à toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du pôle animation

Qualités attendues
- Sens de l'organisation et rigueur administrative
- Autonomie et sens des priorités
- Qualités relationnelles et sens du service public
- Capacité d'adaptation et réactivité
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Esprit d'équipe et coopération avec les services municipaux
- Disponibilité et polyvalence
- Sens de l'accueil et diplomatie avec les usagers et associations

Les savoirs/connaissances
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
- Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
- Notions relatives à l'organisation d'événements publics et à la vie associative
- Connaissance des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
- Connaissance des procédures administratives applicables aux services municipaux

Les savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique
- Gestion administrative de dossiers (manifestations, associations, locations de salles municipales)
- Rédaction et suivi de documents administratifs (conventions, courriers, tableaux de suivi, états des lieux)
- Accueil, information et orientation du public (physique, téléphonique et numérique)
- Organisation et suivi simultané de plusieurs dossiers
- Application des procédures administratives de la collectivité
- Suivi administratif et logistique d'événements municipaux
- Travail en coordination avec les services municipaux, prestataires et partenaires
- Participation à la gestion d'une régie de recettes (encaissements, suivi administratif)

Les savoir être
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
- Avoir un comportement mesuré et faire preuve de neutralité en toute circonstance
- Etre force de proposition sur l'amélioration du service rendu
- Représenter la collectivité en action
- Rigueur et discernement
- Réactivité, autonomie
- Diplomatie, discrétion, confidentialité