Responsable de Scolarité pour l'Ufr Sciences et Techniques H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)

L'UFR Sciences et Techniques a pour mission de développer et d'assurer les activités de formation et de recherche dans les domaines des mathématiques, physique, chimie, informatique et électronique. Elle accueille 2 800 étudiants de la licence au doctorat et héberge 4 laboratoires de recherche. Ses activités se déroulent pour l'essentiel sur le campus Montmuzard de Dijon dans le bâtiment Mirande qui accueille, sur environ 30 000 m2, plus de 500 personnels (enseignants-chercheurs, personnels BIATSS, chercheurs...).

Le service scolarité est composé de 4 agents (catégorie C), 3 titulaires et 1 contractuel. Il interagit quotidiennement avec les 4 secrétaires pédagogiques des 4 départements d'enseignement.

Le/la responsable de scolarité coordonne les activités du service scolarité et des secrétariats pédagogiques, en lien avec le Responsable Administratif de la composante, dans le respect du calendrier universitaire. Il/elle assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants de la composante. Ses activités quotidiennes sont :

- Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble des interlocuteurs et collaborateurs (usagers, enseignants, Pôle Formation et Vie Universitaire...)
- Assurer le suivi R.H. des personnels de l'équipe et leur professionnalisation
- Superviser le déroulement de la scolarité des étudiants de la composante en animant l'équipe des secrétariats pédagogiques sur leurs activités de scolarité
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion et au suivi de l'offre de formation, dans le respect de la réglementation et en lien avec les services de l'université
- Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (calendriers, examens, jurys, délivrance des documents aux usagers, salles, stages)
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants, aux personnels du service et secrétariats pédagogiques
- Assurer le suivi et la mise à jour de l'offre de formation sur les différents supports de gestion et de communication (APOGEE, AMETYS).
- Instruire, préparer et assurer le suivi des dossiers relevant du domaine de la scolarité notamment pour les instances de l'UFR et de l'université
- Favoriser la circulation de l'information interne et assurer la communication externe auprès des utilisateurs ou usagers du service
- Assurer la veille réglementaire

Le/la candidat(e), de niveau minimum Bac +2 souhaité, possède une solide connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur ainsi qu'une expérience réussie d'encadrement d'équipe dans le cadre de la fonction publique. Il/elle a les qualités professionnelles et relationnelles nécessaires pour apporter son savoir-faire et son expertise au service et en tant qu'appui à la direction l'UFR.

Compétences :

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Posséder une culture administrative et juridique
- Être capable d'analyser, synthétiser et appliquer une réglementation
- Savoir utiliser les outils bureautiques, messagerie et internet
- Connaître (maîtriser) l'outil Apogée serait appréciable.
- Savoir mettre au point des méthodes, des outils de gestion et d'organisation de travail
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents, disposer de compétences rédactionnelles
- Être capable d'élaborer et argumenter des choix, de planifier les actions, d'estimer les besoins
- Avoir des aptitudes à l'encadrement (expérience de management souhaitée)
- Savoir travailler en équipe, avoir le sens de la communication, savoir écouter et apaiser des situations de tension
- Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service
- Savoir anticiper, prioriser et se rendre disponible notamment dans les périodes d'activité intense
- Être rigoureux et méthodologique.
- Savoir composer avec des contraintes et s'adapter à l'environnement de travail
- Savoir prendre des initiatives, rendre compte et alerter

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2026
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
- CDD, Catégorie B, 12 mois
- Temps complet
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération : De 1870€ à 1974€ brut mensuel, selon parcours professionnel, expérience dans le domaine

CANDIDATURE

Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.

Date limite de candidature : 19 juillet 2026