Gestionnaire Administratif - Conseil Departemental de l'Yonne H/F - Conseils départementaux

Au sein du service, l'agent assure l'exécution des actes administratifs et des opérations de gestion courante nécessaires à son bon fonctionnement. Il recueille, traite, met en forme et diffuse les informations utiles à l'activité du service, tout en veillant à leur fiabilité et à leur traçabilité. Il assure l'accueil, l'information et l'orientation des usagers, partenaires et interlocuteurs internes dans leurs démarches, et contribue à la coordination administrative ainsi qu'au suivi des dossiers relevant de son périmètre d'intervention. Par son rôle d'interface, il participe à la fluidité des échanges et à la qualité du service rendu.

Instruire et assurer le suivi des dossiers en vérifiant leur conformité juridique, administrative et financière. Participer à la gestion administrative, budgétaire, comptable et/ou des ressources humaines du service, dans le respect des procédures en vigueur. Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et interlocuteurs internes, ainsi que leur information et leur orientation. Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et veiller au respect des échéances. Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord, bases de données et outils de suivi nécessaires à l'activité du service. Rédiger, saisir, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, certificats, notes, etc.). Assurer le suivi des dossiers, relancer les interlocuteurs concernés et garantir la circulation des informations au sein du service. Répondre aux demandes d'information des partenaires internes et externes et contribuer à la diffusion des informations utiles. Participer à l'organisation logistique du service et des événements (réunions, conférences, séminaires, manifestations), ainsi qu'à la gestion des locaux, matériels et fournitures. Réceptionner, enregistrer, distribuer et assurer la traçabilité du courrier, ainsi que le classement et l'archivage des documents conformément aux procédures en vigueur.

Le poste requiert une bonne connaissance du fonctionnement des administrations publiques, des procédures administratives et des dispositifs relevant du domaine d'intervention. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative, de rédaction et de mise en forme de documents, ainsi que les outils bureautiques et numériques courants. Organisé et rigoureux, vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, de respecter les échéances et d'appliquer les procédures en vigueur. Vous savez rendre compte de votre activité, communiquer avec pédagogie auprès d'interlocuteurs variés et travailler en équipe dans un environnement transversal. Doté de qualités relationnelles et d'un sens du service développé, vous faites preuve de discrétion, de réactivité et d'adaptabilité. Une formation dans les domaines du secrétariat ou de la gestion administrative est souhaitée.