Assistant d'Élus - Fontenay-Sous-Bois H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur de cabinet, le ou la secrétaire des élu·es assure un appui administratif, organisationnel et relationnel auprès des élu·es de la majorité municipale dans l'exercice de leur mandat.
Il ou elle facilite la coordination entre les élu·es, les services municipaux, le cabinet, les partenaires institutionnels et les habitants, et contribue à la qualité du suivi des dossiers et des relations avec les usagers.

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des administrés, partenaires et services municipaux des élu.es
- Gérer les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements des élu·es
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et instances municipales
- Assurer le suivi des dossiers, des échéances et des demandes confiés aux élu·es.
- Gérer et suivre les courriers, courriels, appels et autres correspondances adressés aux élu·es.
- Assurer l'interface et la circulation de l'information entre les élu·es, le cabinet, les services municipaux et les différents partenaires internes et externes
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs
- Assurer le suivi des parapheurs papier et électroniques ainsi que des circuits de validation
- Participer à l'organisation des événements, déplacements et formations des élu·es.
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers des élu.es

Connaissances pré-requises
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
- Connaissance des règles de fonctionnement des instances municipales
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistance administrative
- Excellente maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Outlook, Excel, Teams, etc.).

Formation et diplômes requis
- Niveau Bac à Bac +2 minimum
- Formation en secrétariat ou gestion administrative appréciée

Compétences professionnelles
- Qualités relationnelles et sens du service public
- Organisation et rigueur
- Disponibilité, réactivité et capacité d'adaptation
- Capacité à prioriser et à gérer des urgences
- Aptitude à gérer des situations complexes avec discrétion et neutralité
- Savoir faire preuve d'autonomie dans l'organisation et l'exécution de son travail
- Qualités rédactionnelles
- Aptitude à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés
- Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité
- Diplomatie et capacité à gérer des situations sensibles
- Savoir rendre compte, oralement ou par écrit à la hiérarchie