Assistante de Direction - Bellegarde H/F - Communes

Au sein de la Direction Générale, l'assistante de direction travaille en binôme pour assurer une assistance permanente au Maire et au Directeur Général des Services, elle :
- Assure la coordination des missions liées à la gestion administrative des services
- Assiste la Direction Générale des Services en termes d'organisation, d'accueil et de suivi des dossiers
- Prépare et suit les réunions de majorité, les conseils municipaux

Activités :
1- Traitement de l'information et des dossiers physiques ou électroniques :
- Réaliser la saisie ou la rédaction de documents administratifs de forme et de contenu divers (Arrêtés, délibérations, comptes-rendus, notes de services...)
- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe (Conseils municipaux, CST, CCID...)
- Transmettre les documents administratifs au contrôle de légalité
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services (réorienter les courriers électroniques)
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire

2- Planification et suivi de l'activité :
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l'établissement
- Gérer l'agenda du Maire, planifier, organiser et suivre les rendez-vous
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels)
- Recueillir et suivre les congés des chefs de service et des agents de l'Hôtel de Ville hors services RH et Finances

3- Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique du Maire, du DGS :
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent
- Garantir la confidentialité

4- Activités spécifiques
Sur le volet foncier :
- Gestion des affaires cadastrales (numérotation de voirie par exemple)
- Gestion de dossiers liés aux affaires foncières : baux avec les particuliers, associations...
- Suivi des dossiers d'achats et de cession de parcelles en lien avec les notaires

Sur le volet prévention :
- Assurer le suivi et la mise à jour des Documents Uniques d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Sur le volet GED :
- Assurer le déploiement de la Gestion Electronique de Document Moovapps (GED) et en assurer le rôle d'administrateur

Qualifications :
- BTS assistante de direction

Savoir :
- Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales et d'une commune en particulier
- Connaitre le fonctionnement des assemblées délibérantes
- Savoir interpréter les lois et règlements

Savoir-faire :
- Rédiger et mettre en forme un document administratif
- Maitriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques
- Assister et écouter les besoins et les missions de la hiérarchie
- Accueillir téléphoniquement et physiquement le public
- Être doté de capacités relationnelles et rédactionnelles (courriers, documents et actes administratifs)
- Maitrise de la Gestion Electronique de Document Moovapps

Savoir être :
- Sens des relations humaines, diplomatie
- Sens de l'organisation
- Discrétion totale
- Disponibilité
- Conscience professionnelle