Assistant - Assistante de Direction - Commune de Nice H/F - Communes

Vous rejoindrez la Direction du conservatoire et de l'Enseignement Artistique, qui regroupe le Conservatoire à Rayonnement Régional, l'École Municipale d'Arts Plastiques et l'Orchestre d'Harmonie.
Elle assure l'enseignement et la pratique de la musique, de la danse, du théâtre et des arts plastiques auprès de nombreux élèves et artistes du territoire.
Chaque jour, vous assurerez la gestion administrative du service, le traitement et la diffusion des informations, la rédaction de documents, ainsi que le suivi de dossiers liés aux ressources humaines et à la comptabilité.

Vous assurerez la gestion administrative et organisationnelle de la Direction.
À ce titre :
- Vous gérerez l'agenda de la directrice en planifiant et en priorisant les rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Vous assurerez l'accueil physique, téléphonique et numérique en filtrant les demandes et en orientant les usagers, partenaires et interlocuteurs vers les services compétents ;
- Vous rédigerez et mettrez en forme divers documents administratifs tels que courriers, notes de service, comptes rendus et supports de présentation ;
- Vous assurerez l'enregistrement, le suivi et la ventilation du courrier sur le logiciel métier, tout en veillant au respect des délais de traitement et en effectuant les relances nécessaires auprès des services concernés ;
- Vous réaliserez le classement et l'archivage des documents sous format papier et numérique et participerez à la gestion des tickets restaurant ;
- Vous contribuerez à l'organisation des événements institutionnels et pédagogiques du Conservatoire (réunions, conseils pédagogiques, conseils d'établissement, invitations) et assurerez la préparation ainsi que la rédaction des comptes rendus ;
- Vous suivrez également les parapheurs papier et dématérialisés, contrôlerez les pièces soumises à la signature de la direction et veillerez à la bonne circulation des documents administratifs ;
- Au sein du service scolarité, vous participerez au recrutement et au suivi des jurys d'examens ainsi qu'à la gestion administrative des contrats liés aux masterclasses pédagogiques et artistiques ;
- Enfin, vous serez amené(e) à assurer ponctuellement la suppléance de la responsable des ressources humaines (gestion des congés, absences, heures supplémentaires et vacations) ainsi que de la comptable pour la rédaction et le suivi des bons de commande ;
- Vous proposerez également des solutions visant à améliorer l'organisation et le fonctionnement du service.

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat ou gestion administrative ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques ;
- Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles ainsi qu'une bonne maîtrise de l'orthographe ;
- Vous savez gérer les priorités et respecter les procédures ;
- Vous faites preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion ;
- Vous avez le sens de l'accueil, du relationnel et du travail en équipe ;
- Vous savez analyser les demandes et orienter efficacement les interlocuteurs.

Et c'est un vrai plus si : vous justifiez idéalement d'une expérience en gestion administrative au sein d'un établissement culturel ou artistique.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.