Assistant de Direction - Crous de Paris H/F - CROUS de Paris

Poste ouvert aux catégories C ou B

MISSION GENERALE DU POSTE :

Secrétariat de la direction générale de l'établissement et des missions et services qui leur sont directement rattachés.

Activités de secrétariat de direction :

. Organisation des agendas de la direction générale et accueil
· Gérer les agendas des membres de la direction générale

· Préparer et organiser les différents événements inscrits à l'agenda (réunions, déplacements, instances de l'établissement, etc.), en assurer le suivi (logistique, invitations, réponses, etc.)

· Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale

· Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction générale (documentation, rapports, notes diverses, ...)

· Suppléer la cheffe de cabinet pour les affaires courantes en cas d'absence

Gestion, suivi et archivage
· Assurer le bon fonctionnement de la procédure de signature des documents (papier ou numérique)

· Gérer et traiter les informations écrites et gérer les courriers sortants internes et externes

· Gérer les fournitures de bureau

· Etablir des comptes-rendus de réunions

· Gérer les notes de frais

· Organiser le tri et l'archivage des documents de la Direction générale

Communication
· Structurer et assurer la transmission des informations en interne

· Rédiger des documents administratifs

· Mettre en forme des documents ou des présentations, dans le respect de la charte graphique

Compétences :

Savoir

· Maîtrise des outils bureautiques

· Gestion administrative

· Normes rédactionnelles

· Méthode de classement et d'archivage

· Modalités d'accueil des publics, en physique et téléphonique

· Techniques de prise de notes

· Techniques de numérisation

· Utilisation d'outils collaboratifs

· Bases de suivi financier

Savoir faire

· Organiser le planning d'un responsable

· Concevoir et rédiger des documents administratifs

· Traiter l'information

· Organiser des déplacements professionnels

· Préparer et organiser des réunions

· Gérer du courrier

· Concevoir un tableau de bord

· Réaliser un suivi d'activité

· Classer les documents, informations et fonds documentaires liés à une activité

· Réaliser des commandes et vérifier la conformité des livraisons

Savoir-être

· Travail en équipe

· Capacité d'adaptation

· Gestion du stress

· Sens de la communication

· Autonomie

· Sens de l'organisation

· Rigueur

· Force de proposition

· Persévérance

· Réactivité

· Loyauté