Responsable Administratif - Organisme de Formation H/F - FindYourStaff

Notre client accompagne les élus des (CSE) en leur proposant des formations
adaptées à leurs responsabilités : gestion des budgets, risques psychosociaux,
DUERP, etc.

Grâce à leur présence locale et leur réseau de formateurs, ils apportent un
accompagnement sur-mesure aux CSE de toutes tailles, des TPE/PME aux grands
groupes, partout en France.

Dans le cadre de leur croissance, nous recrutons pour leur compte un(e)
collaborateur(rice) structuré(e) et autonome, prêt(e) à s'investir sur le long
terme. Poste en CDI basé à Lyon.Tu prends la tête du pôle Administration des Formations.

Tu as la liberté de construire ton organisation et d'imprimer ta méthode.

Tu es à la fois manager, pilote opérationnel et force de proposition. On ne
cherche pas quelqu'un qui attend qu'on lui dise quoi faire on cherche quelqu'un
qui arrive avec une vision et qui structure.

Ton objectif principal : piloter et structurer l'administration des formations,
tout en garantissant une expérience client fluide et une organisation fiable et
performante.



Concrètement, tu devras :

* Manager et animer une équipe de gestionnaires administratifs (CDI et
alternants).
* Organiser la répartition des dossiers et accompagner la montée en compétences
des équipes.
* Superviser l'ensemble du cycle administratif des formations : conventions,
convocations, émargements, attestations et facturation.
* Recruter et intégrer les nouveaux membres de l'équipe
* Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en oeuvre des
améliorations concrètes
* Documenter et standardiser les process
* Participer aux projets transverses - évolution des outils digitaux, migration
CRM, nouvelles offres
* Travailler en lien avec la Responsable Qualité & Agréments sur les sujets de
conformité Qualiopi
* Piloter la gestion des financements OPCO et assurer le suivi des dossiers
réglementaires.
* Garantir la qualité et la conformité des dossiers en lien avec les exigences
Qualiopi.
* Identifier les axes d'amélioration et structurer des process administratifs
plus efficaces.
* Assurer un reporting régulier et suivre les indicateurs de performance du
pôle.
* Être l'interlocuteur privilégié des équipes commerciales, des organismes
financeurs et des partenaires administratifs.
* Gérer les situations complexes et garantir une qualité de service
irréprochable auprès des clients.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et capable de structurer une
activité en pleine croissance.

Ton petit plus ;) : tu es reconnu pour ton sens de l'organisation, ton
leadership, ton autonomie et ta capacité à faire avancer les sujets avec
pragmatisme.

Nous serions encore plus impressionnés si tu as...

* 5 ans minimum sur un poste de responsable administratif en organisme de
formation - c'est un prérequis
* Excellente connaissance de l'écosystème formation : OPCO, DREETS,
financement, réglementation
* Maîtrise des exigences Qualiopi



Tu es :

* À l'aise avec les outils digitaux de gestion admin (type Digiforma ou
équivalent) et les environnements CRM
* Manager confirmé(e) : tu sais fédérer, exiger et accompagner
* Structuré(e) et force de proposition : tu arrives avec des idées, pas des
questions
* Bon(ne) communicant(e) : à l'aise avec des interlocuteurs variés - clients,
partenaires, direction
* Autonome et résilient(e) dans un environnement en croissance rapide

Les avantages :

Rémunération attractive : Base fixe

Qualité de vie au travail : Politique Télétravail, primes de vacances et congés
supplémentaires après deux ans d'ancienneté, mutuelle Alan, remboursement des
titres de transport, et un cadre agréable, facilement accessible.

Ambiance et esprit d'équipe : Une équipe bienveillante, des petits-dejs, des
afterworks et des activités sportives au programme : foot, paddle, parcours à
pied, pétanque...!

Équipements et développement : MacBook, onboarding personnalisé, accès à notre
plateforme d'avantages, et possibilité de travailler dans d'autres villes de
déplacements.

Titres-restaurant : Des titres-restaurant d'un montant de 8,00 € par jour
travaillé, avec une prise en charge à hauteur de 50 %