Université Lyon 1 - Gestionnaire Administratif en Formation Continue et Alternance H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le poste est à pourvoir au sein de l'Ecole ISFA.

Placée sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de la scolarité de l'Ecole ISFA,vous aurez en charge l'organisation, le suivi administratif et le développement des activités de formation continue et d'alternance des formations de l'ISFA.

Les missions se feront en lien avec le service de scolarité de l'ISFA, le service FOCAL (Service commun de FOrmation Continue et d'Alternance de l'UCBL), avec FormaSup, Centre de Formation des Apprentis (CFA), (livret électronique d'apprentissage, plateforme OFALink, etc.) ainsi qu'avec les responsables des formations concernées et la direction de l'ISFA.

Activités principales :

- Gérer les étudiants en Formation Continue (FC) et en alternance des cursus de l'ISFA. En collaboration avec le responsable pédagogique référent et les services administratifs dédiés tels que FOCAL et FormaSup, recevoir les candidatures et préparer les dossiers pour les commissions de recrutement. Récupérer les décisions de VAE ainsi que les conventions de FOCAL afin de procéder aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants en FC. Travailler en lien avec la scolarité pour les inscriptions et le suivi des étudiants en alternance. Collaborer à la mise en place de l'emploi du temps et contrôler l'assiduité des étudiants. En lien avec le service de scolarité, assurer le suivi des examens, des notes et résultats de ces publics d'étudiants.
- Être l'interlocuteur privilégié des enseignants et organismes dédiés (FormaSup, Focal...) ; répondre aux demandes en lien avec la FC et l'alternance ; participer à l'organisation de réunions (comités de pilotage, de perfectionnement...).
- Mettre en place et tenir à jour les procédures en lien avec la responsable de scolarité.
- Posséder de bonnes connaissances administratives en FC et alternance. Se former sur les évolutions.
- Être le référent pour le traitement des archives. En qualité d'interlocuteur du service dédié de l'UCBL, mettre en oeuvre la procédure tous les ans au sein de l'ISFA et venir en support des autres membres du personnel en ce inclus celui du LSAF.
- Venir en renfort de la direction administrative dans le suivi et l'analyse des dépenses (devis, commandes, missions etc.) et de la comptabilité de la composante et/ou de son laboratoire de recherche.
- Rendre compte des activités (indicateurs de performance, support et temporalité adaptés) à la direction.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Pack Office, APOGEE, ADE, EXCEL, Intranet

Savoirs

- Connaissance des dispositifs, de la règlementation et des programmes de financement de la formation continue et de l'alternance
- Bonnes connaissances bureautiques et aptitudes à s'adapter à de nouveaux applicatifs
- Appétence pour les tâches de gestion administratives et budgétaires

Savoir-faire

- Rigueur, sens de la rédaction et esprit de synthèse
- Sens de l'organisation et des priorités
- Aptitude à la gestion administrative, comptable, et à l'optimisation des procédures de gestion
- Réguler les dysfonctionnements
- Savoir communiquer et rendre compte

Savoir-être

- Très bon relationnel, diplomatie et capacité d'adaptation aux interlocuteurs
- Capacité d'accueil, réactivité et sens de l'écoute
- Esprit d'équipe et aptitude au travail collectif

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans