Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Muséum National d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de posteLa Direction générale déléguée aux musées et jardins botaniques et zoologiques (DGD MJZ), à l'interface de l'ensemble des activités du Muséum, assure la mission de diffusion auprès des publics dans 10 sites en France. La Ménagerie, parc zoologique situé en plein coeur du Jardin des Plantes, est un espace de sensibilisation et d'éducation à la préservation de la biodiversité, de protection des espèces et de valorisation des collections animales vivantesElle est composée :- d'un pôle Services généraux et infrastructures (administration, espaces verts, atelier et service intérieur) ;- et d'un pôle animalier (soigneurs, vétérinaires, gestionnaires de collections)Le service administratif comprend 5 personnes.Sous l'autorité de la Responsable administrative et financière (N+1), le titulaire du poste assure une fonction polyvalente dans les domaines administratif, financier et ressources humaines, en binôme selon les tâches à effectuer.Dans le domaine financier et comptable :Etablir les bons de commande, vérifier l'exécution du service fait, les factures et leur règlement dans l'outil SIFACParticiper à la définition des besoins en matière d'achat de fournitures ou de services pour tout le siteAssurer les relations commerciales avec les fournisseursEffectuer le classement des documents et le suivi des informationsTenir à jour les fichiers et la documentation produits/fournisseursSe tenir informé.e de la réglementation relative à la commande publiqueRéaliser des courriers et documents techniquesAssurer le suivi administratif et financier des missions des agents de la MénagerieDans le domaine des ressources humaines :Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel de la Ménagerie : Constituer les dossiers des agents nouvellement recrutés et suivre les demandes de renouvellement de contratsSuivre les absences et les changements de position d'activité du personnel de la Ménagerie : maladies, accidents de travail, détachements, disponibilité, retraite, et remplacementsSuivre les congés annuels et les comptes épargne temps ;Contribuer aux opérations relatives au déroulement de carrière, à l'avancement, à la mobilité (titularisation, avancements d'échelon, promotions aux choix, concours, etc.)Etablir les états relatifs aux primes ainsi qu'à la rémunération des personnels contractuels sur ressources propresSuivre les besoins de formations individuelles, collectives, règlementaires de la Ménagerie.Répondre aux enquêtes, statistiques et tableaux de bord relatifs au personnel.Correspondance RH : participation aux réunions avec la DRH du Muséum et relais RH auprès de la Ménagerie.Concours : renseignements, aide aux inscriptions et à la constitution des dossiers des agents candidats.Gestion des demandes de stages et d'emploi adressées à la Ménagerie : réponses aux demandes diverses, traitement des conventions, accueil administratif, participation à l'information de stagiaires. Analyse des demandes et réponses appropriées.Secrétariat / Dossiers administratifs divers / Dossiers transversaux / Veille réglementairePas d'encadrement.Profil recherchéSavoirs :Connaître ou acquérir rapidement la réglementation en matière de marchés et commande publiqueAvoir des notions en finances publiquesConnaître ou maîtriser rapidement les règles budgétaires et comptablesConnaître les procédures et les techniques d'achat (passation de commande)Connaître ou maîtriser rapidement l'organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement, ainsi que les conditions de travailAvoir des connaissances en gestion administrative RHSavoir-faire :Maitriser des outils bureautiques standard (word et excel), avec motivation et capacité à se former à de nouveaux logicielsMaîtrise souhaitée du logiciel de gestion SIFAC mais formation possibleBonne élocution et aisance au téléphoneSavoir rédiger des courriers simples, bonne orthographeSavoir organiser et gérer un système de classementSavoir respecter les délaisSavoir être :Avoir un grand sens des responsabilitésEtre ponctuel, discret, disponible, autonome et très rigoureuxÊtre polyvalent avec une capacité à travailler en équipe en adaptant ses activités individuelles dans l'intérêt collectif d'un service.Savoir rendre compteSavoir faire face aux situations d'urgenceSavoir planifier ses activitésS'adapter aux évolutions technologiquesSavoir s'adapter aux contraintes du siteInformation(s) complémentaire(s)Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.Le contratLocalisation : Jardin des plantesContrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou C ou CDD de droit public renouvelableTemps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.Les avantagesRemboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)Restaurant d'entrepriseMutuelle d'établissementUn comité social et une association sportive et culturelleAccès illimité aux sites de l'établissement avec invités