Gestionnaire des Thèses et Doctorants - Es - Poste Susceptible d'Être Vacant H/F - Service Public

Au sein de la Direction des services d'appui au Doctorat et à la Recherche (DDR), le poste est rattaché au service Doctorat et HDR (DHDR).Le service est composé d'un responsable et de 5 gestionnaires, présent sur les sites Descartes et Monod de l'ENS de Lyon.

ACTIVITES :

- Accompagner les doctorantes et doctorants tout au long de leur parcours doctoral : candidature, inscription, réinscription, comité de suivi individuel, césure, transfert, abandon, etc

- Instruire les dossiers d'inscription/réinscription en thèse et de soutenances de thèse en vérifiant leur régularité juridique et administrative, selon les modes opératoires du service

- Veiller sur les workflows de validation dématérialisés des projets d'inscription et de soutenances

- Valider les projets de cotutelles et codirections / Archiver les conventions et avenants

- Alimenter les bases de données du domaine d'intervention / Fiabiliser les données

- Fournir des indicateurs de gestion

- Rendre compte méthodiquement, au N+1 et membres de l'équipe, de l'avancement des dossiers et des difficultés rencontrées

- Traiter les mails des boîtes nominative et de fonction

- Participer à la mise à jour des informations sur les sites internet et intranet de l'établissement

- Participer à la continuité de service (accueil physique notamment)

- Participer aux évènements organisés par le service (invitations, inscriptions, confirmations, soutien logistique, émargement, accompagnement des participants, accueil des intervenants...)

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Connaissances sur l'environnement professionnel

- Fonctionnement des administrations publiques

- Organisation de l'enseignement supérieur (LMD)

- Techniques d'élaboration de documents

Savoir-faire opérationnels

- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe

- Rédiger des rapports ou des documents

- Concevoir des tableaux de bord

- Maîtriser les outils informatiques (excel, word, powerpoint, formulaires...) et s'adapter aux applicatifs métier (CORIANDRE, ADUM)

Savoir Être

- Rigueur / fiabilité

- Réactivité / disponibilité

- Sens relationnel

- Sens de l'organisation

- Sens de la confidentialité

- Savoir rendre compte

- Esprit d'équipe