Assistant de Gestion Administrative H/F - Dir Reg Hauts de France Siege de Lille

Présentation de l'Insee

L'Institut national de la statistique et des études économiques est une direction générale du Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. Il a pour mission de collecter, analyser et diffuser des informations sur l'économie et la société française sur l'ensemble de son territoire.

Il emploie près de cinq mille agents, principalement fonctionnaires (hors enquêteurs), répartis entre la Direction générale à Paris et les directions régionales (une trentaine d'établissements).

La Direction régionale de l'Insee des Hauts-de-France compte environ 300 agents, répartis sur deux sites : le siège à Lille et l'établissement d'Amiens. Le siège à Lille est composé d'un Service statistique (SES), composé de cinq divisions ou pôles nationaux, d'un Service des études (Sed), composé de 4 divisions ou pôles nationaux, d'une partie (deux divisions) du Service d'Administration des ressources (SAR) et d'un Service national informatique de développement. L'établissement d'Amiens comprend un Service statistique (SES), composé de trois divisions, et une partie (deux divisions) du Service d'Administration des ressources (SAR).

Présentation du poste

Le poste d'assistant(e) de gestion est inséré au sein du pôle de secrétaires et rattaché à l'adjointe au chef de SAR.
En binôme avec l'assistante de direction, l'assistant(e) de gestion gère gère le secrétariat (boîte mail notamment) des six services de la Direction Régionale.

Activités dominantes
1. Assurer les fonctions de secrétariat du service (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier électronique, mise en forme et valorisation des supports écrits ou de présentation).
2. Assurer la gestion du courrier papier (arrivée et départ) de la direction régionale
3. Assister les chefs de service dans la gestion de son agenda, ses réunions, ses déplacements.
4. Planifier, organiser les manifestations et les réunions du service.
5. Participer aux réunions de service et aux réunions d'encadrement du service, et assurer la diffusion des comptes rendus.
6. Diffuser l'information aux équipes et veiller au respect des échéances des réponses aux sollicitations nationales.
7. Gérer les commandes de fournitures, petits matériels, denrées pour les moments de convivialité
8. Être personne-ressource dans l'utilisation du portail agent pour l'établissement des ordres de mission

Activités secondaires
1. Assurer l'intérim de l'assistante de direction
2. Participer aux activités du collectif des secrétaires : logistique des manifestations organisées par le comité de direction

Le/la titulaire du poste agit au jour le jour, en prenant en compte de nombreuses informations, relativement diversifiées.
Le/la titulaire du poste veille au bon fonctionnement des activités transversales du SAR et au respect des échéances concernant les demandes adressées au service.
Il/elle doit être présent sur site très régulièrement.
Ce poste requiert notamment des qualités d'organisation personnelle, de réactivité, d'esprit d'initiative et le sens de la confidentialité. Il nécessite de la disponibilité.
Ce poste nécessite aussi des échanges fréquents avec des interlocuteurs tant internes qu'externes.
Le poste requiert une collaboration étroite avec l'assistant(e) de direction.

Poste à pourvoir à partir du 17 août 2026.
Les candidatures sont à transmettre jusqu'au 28 juin.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des emails,Planification des tâches et gestion des priorités,Classer des documents,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Participer à l'organisation d'événements internes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.