Facility Manager H/F - My Office Company

Principales responsabilités

- Assurer la gestion opérationnelle quotidienne du site dans le respect des engagements contractuels
- Garantir la conformité avec la réglementation française en matière de santé, sécurité et environnement
- Être le point de contact principal des sous-traitants et fournisseurs lors de la réalisation des interventions sur site.
- Participer à l'élaboration, au suivi et à la gestion des contrats avec les prestataires externes
- Superviser et coordonner les fournisseurs et entreprises spécialisées, en garantissant la qualité des prestations et le respect des SLA.
- Assurer la mise à jour et la fiabilité des données opérationnelles, réglementaires et de maintenance via les outils internes ou ceux du client (gestion des espaces, suivi environnemental, etc.).
- Piloter les programmes de maintenance préventive (PPM - Planned Preventive Maintenance), gérer les demandes de maintenance corrective ainsi que les projets liés au Facility Management, et assurer le suivi dans le système de GMAO (CMMS).
- Réaliser les évaluations des risques et mettre en oeuvre les mesures de prévention adaptées conformément aux procédures opérationnelles de l'entreprise.
- Conduire des démarches d'amélioration continue visant à optimiser la performance opérationnelle et financière.
- Gérer le budget du site et le suivi des coûts, en collaboration avec les équipes financières, et préparer les reportings budgétaires nécessaires.
- Participer à l'élaboration des budgets d'exploitation et d'investissement (CAPEX), ainsi qu'aux révisions budgétaires trimestrielles.
- Contrôler la conformité des factures fournisseurs et les budgets alloués, et, le cas échéant, les intégrer dans le système comptable.
- Piloter le processus de mise en service des prestations (Service Activation), de son lancement jusqu'à la facturation.
- Participer activement aux opérations et inspections liées à la sécurité, afin de garantir la protection des collaborateurs, visiteurs et prestataires..
- Assurer un traitement efficace des réclamations et une résolution rapide des incidents liés aux services généraux.
- Maintenir à jour l'ensemble des systèmes de management et de la documentation réglementaire.
- Représenter la fonction Facilities lors des réunions internes et externes, audits et événements lorsque nécessaire.
- Garantir le respect des obligations réglementaires applicables sur le site, en planifiant, suivant et assurant la réalisation de l'ensemble des contrôles obligatoires.
- Assurer l'interface avec le bailleur afin de veiller au respect des engagements contractuels du bail et au bon déroulement des prestations qui lui incombent, y compris le contrôle des devis et facturations émis par celui-ci.
- Organiser des réunions régulières avec le représentant du client sur site (Site Lead ou Head of House) afin de faire le point sur les besoins opérationnels et de s'assurer de leur bonne prise en compte.

Nous recherchons un(e) Facility Manager expérimenté(e), proactif(ve) et orienté(e) solutions, afin de superviser et de gérer l'ensemble des activités liées aux bâtiments au sein des bureaux britanniques de notre client. Le/la candidat(e) retenu(e) veillera à garantir des installations sûres, fonctionnelles et performantes, tout en assurant un haut niveau de qualité de service auprès des collaborateurs internes. Il/elle assurera également le management des équipes Facilities locales sur les différents sites concernés.

Mission / Objectif du poste

Le/La Facility Manager est responsable de l'ensemble des opérations liées au Facility Management, de la maintenance préventive planifiée ainsi que des interventions correctives sur les sites tertiaires de notre client à Paris et dans les zones environnantes.

Il/Elle est garant(e) de la bonne exécution de l'ensemble des prestations conformément au Global Master Services Agreement (MSA), aux Service Level Agreements (SLA) et aux Key Performance Indicators (KPI) définis avec le client.

À ce titre, il/elle pilote les prestations techniques ("hard services") et les services généraux ("soft services"), tout en étant l'interlocuteur principal entre les différentes fonctions internes, les départements concernés et les partenaires prestataires. Il/Elle apporte accompagnement et support afin de garantir que les fournisseurs et sous-traitants exécutent leurs missions dans le respect des standards de qualité opérationnelle, des objectifs financiers et d'un niveau d'excellence en matière de service aux occupants des bâtiments.

Depuis plus de 9 ans, nous soutenons les startups et PME dans leurs besoins stratégiques et plus particulièrement sur le recrutement de profils tels que les Office Manager, Assistante de direction/Executive assistant, Personal Assistant (PA), Happiness Officer (CHO), Chief Financial Officer (CFO), Responsable Administratif et financier (RAF), Facility Manager/Responsable des Services Généraux...

Nous épaulons les organisations dans la définition même de leur besoin en recrutement, dans la recherche du profil idéal et tout au long du process de recrutement. Notre but est de proposer des profils adéquats et pertinents aux entreprises. En tant que cabinet, nous apportons conseils et expériences à nos clients et nos candidats.