Assistant Formation Réf. 2026-1331 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

Le poste est à pourvoir au sein des services centraux universitaires, à la Direction des Ressources Humaines placée auprès de la Direction Générale des Services Adjointe pour les Ressources Humaines, Financières et Fonctions Supports. La fonction RH de SU, participe à la construction des organisations de travail (organigrammes, fiches de postes, degrés de subsidiarité, etc.), dote ces organisations de compétences (recrutements, formation, etc.), mobilise les personnels (accompagner le développement des parcours, promotions, régimes indemnitaires, grilles salariales CDD/CDI, entretiens professionnels, etc.) et régule et gère (procédures, gestion des carrières, paie, etc.), en participant à la définition et au pilotage des politiques RH, en organisant et animant la fonction RH, en accompagnant les agents et les équipes, en optimisant la gestion administrative et la gestion de la paie.

La DRH est aujourd'hui organisée en 5 services (pilotage SIRH et modernisation, pilotage des moyens RH, concours-mobilité-recrutement, gestion RH-logistique-financière et formation). Le poste est positionné au sein du service formation qui, dans le cadre d'un travail en réseau avec les DRH des trois facultés et en lien avec les directions des services centraux universitaires et facultaires concernées, promeut la formation comme levier de professionnalisation des personnels, d'accompagnement des parcours, transitions et reconversions professionnelles et de transformation de l'action publique.

Catégorie: A
Corps: ASI
BAP: J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : Assistant formation

Activités principales :

1 - Assurer la gestion et le suivi administratif et financier des demandes de formation hors catalogue

- Gérer et suivre la remontée des besoins de formation hors catalogue et compléter les tableaux de suivi afférents
- Assurer l'instruction et l'analyse des demandes en lien avec la responsable de pôle : adéquation entre l'expression du besoin de l'agent, le besoin du service, les critères de priorisation réglementaires et son impact budgétaire.
- Prospecter le marché pour identifier les formations et prestataires en capacité de répondre au besoin remonté, dans le respect des règles de la commande publique
- Notifier aux personnels et à leur responsable les décisions du service formation
- Assurer l'inscription, la gestion et le suivi régulier administratif et financier des demandes de formation validées
- Veiller au suivi de l'enveloppe budgétaire allouée aux demandes de formation hors catalogue
- Réaliser des bilans annuelssur les formations hors catalogue déployées
- Développer des partenariats formation afin d'enrichir l'offre accessible aux personnels via des conventions annuelles

2 - Accompagner les évolutions professionnelles

- Accompagner les personnels dans la constitution de leur dossier et instruire les demandes afin de s'assurer de leur éligibilité et du respect du cadre réglementaire avant passage en comité d'étude
- Préparer et animer les réunions des comités d'étude des demandes de formation, rédiger les comptes rendus et notifications à l'issue, assurer l'inscription, la gestion administrative et le suivi financier des dossiers validés en comité
- Veiller au suivi de l'enveloppe budgétaire allouée aux projets d'évolution professionnelle
- Élaborer des bilans annuels sur les campagnes
- Gérer et suivre les opérations de décrémentations des heures de formation sur les comptes personnels de formation des personnels à l'issue de leur formation

3 - Améliorer la communication et la connaissance des dispositifs par les personnels :

- Concevoir des infographies, flyers et autres documents de communication sur les dispositifs formation pour les matinées institutionnelles et RH
- Concevoir une documentation générale formalisant l'offre d'accompagnement, les modalités d'accès à cette offre et les ressources et outils pouvant être mobilisés pour la mise en oeuvre des projets des agents
- Participer à des matinées et évènements d'information sur les dispositifs
- Concevoir et élaborer des foires aux questions (bilan de compétences, VAE)
- Concevoir et développer des vidéos de présentation des dispositifs (motion design sur la VAE et le bilan de compétence)
- Concevoir des vidéos interviews sur les retours d'expériences des personnels ayant réalisé leur projet
- Mettre à jour les pages intranet dédiées aux projets d'évolution professionnelle

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle

Savoir-faire :

- Avoir le sens de l'organisation et de la planification
- Orienter et conseiller les agents publics sur les dispositifs réglementaires de formation, de mobilité et d'emploi
- Très bonne maîtrise informatique et des outils, logiciels et progiciels
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
- Collecter, exploiter les informations et alimenter les bases de données propres à la formation
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

- Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de disponibilité
- Savoir respecter laconfidentialité des informations et des données
- Faire preuve de rigueur et d'anticipation
- Savoir travailler en équipe
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Sens du service public
- Créativité