Appui à la Régularisation des Données sur l'Application Safire H/F - Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Le service des ressources humaines assure la gestion des agents affectés à la préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris, à la DRIEETS et à la DRIAAF, dans tous les aspects RH : carrière, rémunération, recrutement, formation, dialogue social, action sociale, pilotage des effectifs. Le service des ressources humaines a une dimension interministérielle et régionale, notamment en matière de conseil à la mobilité, de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, de formation et d'action sociale.

- Composition et effectifs du service :

Le service des ressources humaines est composé de 4 bureaux (67 agents) :

- le bureau de gestion des ressources humaines (30 agents)

- le bureau régional interministériel de la formation et des concours (11 agents)

- le bureau du recrutement, de l'attractivité et des parcours de carrière (15 agents)

- le bureau de l'action sociale et du dialogue social (11 agents)

- Liaisons hiérarchiques

La cheffe du Bureau de la Formation et des concours et l'adjointe du bureau

Assurer la gestion opérationnelle des affectations, le traitement des réclamations liées à l'application SAFIRE afin de contribuer à la régularisation des situations et structuer un support utilisateur.

Gestion des changements d'affectations en diminuant les délais :

- Suivre les demandes de modification d'affectation émises par les agents

- Vérifier la conformité des modifications avec les règles de la procédure SAFIRE

- Mettre à jour les affectations dans l'application

Suivi des dossiers de régularisation et mise en place d'une méthode :

- Identifier les dossiers à rattrapper

- Prioriser les interventions en fonction de l'impact sur les services

Gestion de la boîte mail institutionnelle sur les demandes de réclamations :

- Centraliser les courriels de réclamation issus des agents et des RLF

- Analyser chaque réclamation pour en déterminer la cause (erreur d'affectation, dysfonctionnement technique, etc.).

- Réponse aux réclamations :

Fournir une réponse claire et conforme aux procédures dans un délai raisonnable(max. 48 h pour nouvelles demandes)

Orienter les agents ou RLF vers les actions correctives appropriées

Traçabilité :

- Enregistrer chaque action de modification ou de réponse dans le suivi de la boîte mail.

- Produire un rapport hebdomadaire synthétique des volumes de réclamations traitées, des points bloquants, des améliorations proposées

Support aux utilisateurs :

- Apporter un appui aux agents et RLF lors de leurs saisies

- Répondre aux questions

Circulariser les appels à candidature FIO

Archiver les dossiers papier

Votre environnement professionnel :

Vous serez intégré au sein de l'équipe et accompagné par les agents du bureau Formation

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique - bureautique

- Connaitre l'environnement professionnel

- Avoir des compétences budgétaires et comptables

Savoir Faire :

- Savoir travailler en équipe

- Savoir analyser

- Savoir gérer un projet

Savoir Etre :

-Savoir s'adapter

- Avoir le sens des relations humaines

- Savoir communiquer