Secrétaire au Sein du Pupea - 50% Cmpea - Hj la Madeleine - 50% Cmp Ados de Nancy H/F - Centre Psychothérapique de Nancy

La structure « Nancy La Madeleine » comprend :
- Un Centre Médico-Psychologique (CMP) pour nourrissons, enfants, adolescents de 0 à 18 ans et leur famille
- Un Centre d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel (CATTP)
- Un Hôpital de Jour (HJ) pour enfants âgés de 3 à 6 ans (6 places)

Les différentes activités du service sont représentées par :
- Des soins individuels ou en groupe, des suivis parents/enfant(s), des soins à domicile (à l'Hôpital de Jour et au CMP Petite Enfance)
- Un travail avec les familles et/ou les représentants substituts familiaux
- Un travail en réseau avec l'Education Nationale, l'Aide Sociale à l'Enfance, le REMM, le Centre d'Action Médico-Sociale Précoce (CAMSP), la Protection Judiciaire de la Jeunesse, les institutions médico-sociales (Instituts Médico-Educatifs, Instituts Thérapeutiques Educatifs et Pédagogiques), les autres unités de soins du PUPEA et de psychiatrie générale, le Centre Ressources Autisme, les centres maternels, les crèches, la PMI
- Des conventions avec l'Office d'Hygiène Sociale de Meurthe-et-Moselle, le Centre de Médecine Physique et de Réadaptation de l'Enfant, le Centre d'Education à la Motricité de Flavigny-sur-Moselle)
- Un travail de psychiatrie de liaison à la Maternité Régionale de Nancy et à la polyclinique Majorelle

L'Assistant Médico-Administratif garantit la coordination des informations administratives ou médicales inhérentes au dossier du patient. Il a une fonction centrale d'articulation et d'harmonisation entre les différents intervenants et les structures. Il accueille les patients et leurs familles. Il est tenu à la discrétion et au secret professionnel.

- Assurer l'accueil physique des patients et des familles
- Répondre aux appels téléphoniques et diffuser les informations nécessaires aux personnes concernées
- Travailler en liaison avec les équipes pluridisciplinaires concernant toutes les informations relatives à la situation des patients et de leurs familles
- Accueillir les demandes de première consultation
- Créer et gérer les dossiers informatisés, renseigner les Indicateurs Qualité et Sécurité des Soins (IQSS) propres à la secrétaires.
- Gérer la prise de rendez-vous des consultants
- Gérer les rendez-vous médicaux sur l'agenda électronique (Outlook)
- Préparer les dossiers avant chaque consultation médicale
- Enregistrer l'activité médicale dans le Dossier Patient Informatisé (DPI)
- Saisir les éléments nécessaires à la facturation des consultations médicales
- Assurer la mise à jour du DPI, assurer le classement et l'archivage du dossier papier du patient
- Gérer le contenu de l'adresse électronique des services
- Assurer la liaison avec les intervenants extérieurs (partenaires médico-sociaux - secrétaires des CMP et services d'hospitalisation du PUPEA Education Nationale - foyers d'accueil - Services Justice ASE - CPAM )
- Saisir sur support informatique les courriers, synthèses, comptes-rendus, convocations, calendriers d'accueil et tout document nécessitant une mise en page spécifique
- Assurer, en collaboration avec le cadre de santé, la gestion des besoins logistiques de la structure : commandes en matériel de bureau, gestion du matériel (imprimantes, fontaine à eau)
- Réajuster les supports organisationnels (occupation des salles)
- Participer aux rencontres secrétaires du PUPEA / cadre supérieure de santé (2 réunions par an).

COMPETENCES ATTENDUES

- Être à l'écoute, faire preuve de patience auprès des enfants, des adolescents et des familles
- Faire preuve de pertinence dans l'analyse des situations lors de l'accueil
- Montrer de la réactivité face à l'imprévu dans l'accueil du public et dans la gestion des rendez-vous
- Répondre aux situations avec sérénité et souplesse
- Avoir un comportement et des prises d'initiative en cohérence avec son niveau de responsabilité
- Être en capacité de travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- Témoigner d'une attitude solidaire avec ses collègues pour favoriser un bon esprit d'équipe
- Posséder de bonnes capacités d'organisation, de mémorisation et de restitution
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'autonomie et de rapidité d'exécution
- Maîtriser les TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) : dossier informatisé Patient (Cariatides, C-Page) - Word - Excel Internet Intranet - Outlook
- Connaître à minima la législation du système de soins, le fonctionnement de l'établissement, les réseaux de soins et les différents partenaires médico-sociaux
- Être en capacité de questionner sa pratique.