Assistant Qualité - Secrétariat Qualité - Gestion des Risques H/F - Service Public

L'assistant Qualité fait partie de la Direction de la Qualité et de la Gestion des Risques.


Gestion administrative:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique.

- Assurer la réception et l'envoi des courriers de la Direction de la Qualité et de la Gestion des Risques.

- Assurer la gestion de la boite mail du secrétariat qualité.

- Gérer les commandes de fournitures.

- Organiser des réunions en lien avec les agendas des membres de l'équipe: retour d'expérience, contrat qualité, réunion PAQSS, groupe de travail, instances...

- Préparer tous les documents nécessaires et assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions des instances et commissions qualité et gestion des risques.

- Réaliser la frappe des comptes-rendus.

- Assurer la préparation matérielle et logistique de la semaine sécurité patient

- Préparation des visites de Certificationet inspections : contribuer aux préparations des démarches d'évaluations internes et externes (HAS, ARS, ASNR, ABM...)

- Contribuer à l'élaboration du rapport annuel d'activité du service.

Participation à la démarche qualité:

· Gestion documentaire :

Assurer la mise en forme des documents : documents papiers, supports de communication, PowerPoint, Excel, etc.

Assurer la mise en forme des documents du système qualité, en assurer la saisie et la diffusion dans le logiciel de gestion documentaire.

· Questionnaires de satisfaction:

Réaliser la saisie des questionnaires de satisfaction et assurer la diffusion régulière des résultats auprès des services.

· Recueil des indicateurs:

En collaboration avec l'ingénieure qualité, organiser le recueil des indicateurs (IQSS): tirage au sort, mailing, suivi, résultats, affichage.

· Enquêtes:

Réaliser la mise en forme de questionnaires, leur saisie et la mise en forme des résultats des enquêtes.

· Communication

Mettre en forme l'«Edito qualité» et en assurer sa distribution dans les services.

Créer, mettre à jour et diffuser des affiches.

Veiller à la mise à jour du site internet (rubrique qualité et gestion des risques).

Participation à la gestion des risques:

Participer à l'analyse collégiale des FEI avec les ingénieures qualité.

Prérequis:

Connaissances des techniques de secrétariat et bureautique.

Formation:

Minimum Bac +2 dans le domaine du secrétariat et/ou de la qualité

Compétences :

- Identifier, analyser, prioriser des informations relevant de son domaine d'activité

- Coordonner les démarches d'évaluations et y participer (enquêtes et audits)

- Maîtriser la gestion du système documentaire et la conception des documents qualité

- Utiliser les logiciels métiers (Ennov, Sphinx) et les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Outlook)

- Rechercher et exploiter des sources d'informations liées à la veille réglementaire dans son domaine d'activité

- Planifier, organiser et répartir sa charge de travail

- Avoir des compétences rédactionnelles

- Connaissance du système de santé, de l'organisation hospitalière et des démarches de certification HAS (sanitaire et médico-sociale)

Savoir-faire:

- S'exprimer auprès de publics variés

- Savoir argumenter avec différents interlocuteurs

- Réaliser des reporting réguliers sur l'avancée des actions

- Être autonome et avoir le sens des priorités

- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse

Savoir être:

- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

- Rigueur, méthode et organisation

- Discrétion

- Capacité d'initiative

- Capacité d'adaptation

- Dynamisme

- Ouverture d'esprit

- Respect de la hiérarchie