Assistant de Direction - Syndicat des Eaux d'Ile-De-France H/F - Structures de coopération territoriale

Assurer le soutien administratif et organisationnel pour la Direction Générale des Services Techniques et la mission Solidarité Eau. Garantir la fluidité des processus administratifs, la coordination des agendas, et l'accompagnement des équipes dans leurs missions opérationnelles.

Gestion administrative mutualisée :
- Participe, en relation avec le service communication, à l'organisation d'événements et réunions d'échanges (invitation, convocation, émargement, accueil...), pilotés par la DGST ou SE,
- Gestion des courriers, courriels (correction, suivi, classement) et la mise en signature auprès des élus, garantit le respect des délais, procédures, formes de courriers et documents établis,
- Rédaction les réponses de manière autonome à des courriers simples et apporte son soutien à des courriers plus complexes,
- Assure le classement des dossiers actifs et l'archivage selon le plan établi (papier et électronique),
- Gestion des commandes de fournitures de bureau et consommables
- Participe à l'intérim des assistantes de Direction, plus exceptionnellement d'autres assistantes de la DGST
- Appui administratif aux autres services

Accompagnement administratif de la DGST :
- Organisation des réunions, assure la gestion de l'agenda du DGST et réceptionne les appels
- Gestion des courriers de la DGST en dernier recours après DET et D2P qui ont la responsabilité de leur gestion
- Gestion des instances liées à la DGST (Bureau, Comité)

Accompagnement de la mission Solidarité Eau :
- Instruction et mise en en forme des notes relatives au programme (budget, missions, ...)
- Gestion et participation aux 2 commissions Relations Internationales & Solidarité (mise au point des rapports, invitations, convocation, dossiers, CR, avis)
- Établissement et instruction des conventions relatives à l'attribution des subventions (dossier administratif, notification, déclaration sur honneur, avenant) et les conventions de partenariat
- Participation à l'élaboration des rapports, délibérations et présentations présentés aux instances et vérifie leur conformité,
- Instruction des demandes de versements : vérifie la conformité/complétude des demandes avant dépôt sur CHORUS (mise à jour du tableau de suivi partagé, collaboration avec le service comptable)
- Participation à l'élaboration et la passation du marché relatif au contrôle financier des ONG ainsi que son exécution
- Organisation de réunions, participation à la gestion de l'agendas et réception des appels

Vous êtes titulaire du grade de rédacteur territorial et disposez d'une expérience confirmée dans le secrétariat de direction au sein de la fonction publique territoriale. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques et possédez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des principes de base des marchés publics.
Organisé et rigoureux, vous savez formaliser l'information, assurer un reporting régulier et rédiger des comptes rendus de qualité. Doté d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et faites preuve d'une grande capacité d'adaptation.
Réactif, disponible et discret, vous maîtrisez la gestion des priorités et exercez vos missions avec professionnalisme, dans le respect des règles de confidentialité et des délais impartis.