Assistant Administratif et Commercial Informatique H/F - Toolbox

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) afin de renforcer notre organisation et de contribuer au bon suivi de nos activités.

Vos missions
Rattaché(e) à la Responsable des Opérations, vous assurez le suivi administratif et commercial de l'entreprise.

À ce titre, vos principales missions seront :

Administration et organisation
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs, commerciaux et comptables ;
- Gérer la documentation numérique et les outils de dématérialisation ;
- Mettre à jour les bases documentaires et outils internes ;
- Assurer le traitement et le suivi des demandes administratives ;
- Participer à l'organisation et au suivi des dossiers administratifs.

Gestion administrative et commerciale
- Établir et assurer le suivi des devis ;
- Gérer le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs ;
- Effectuer les relances nécessaires auprès des fournisseurs ;
- Préparer, émettre et suivre les factures ponctuelles et récurrentes ;
- Réaliser les relances administratives auprès des clients ;
- Assurer le suivi des contrats, abonnements, licences et renouvellements.

Suivi administratif et financier
- Préparer les règlements fournisseurs ;
- Effectuer le pointage des règlements clients ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi et indicateurs d'activité ;
- Participer au suivi des échéances administratives.

Outils et amélioration continue
- Utiliser quotidiennement les outils bureautiques et logiciels de gestion ;
- Contribuer à l'amélioration des procédures administratives ;
- Assurer un support administratif auprès de la Responsable des Opérations.

Profil recherché
- Formation Bac +2 minimum en gestion administrative, assistanat, gestion PME/PMI, commerce ou équivalent ;
- Expérience réussie sur un poste administratif, d'assistanat ou d'administration des ventes ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
- Aisance avec les outils numériques ;
- Excellent sens de l'organisation, rigueur et capacité à assurer un suivi fiable des dossiers jusqu'à leur clôture ;
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle tout en respectant les échéances ;
- Autonomie et sens des responsabilités ;
- Bon relationnel et qualités rédactionnelles.
Une expérience dans un environnement de services BtoB est un plus.

Conditions du poste
- CDI ;
- Prise de poste prévue le 02/09/2026 ;
- Télétravail à temps plein (100 %) ;
- Réunions ponctuelles dans les bureaux professionnels utilisés par l'entreprise au Port ;
- Équipements professionnels fournis ;

Rémunération
Entre 25 000 € et 29 000 € brut annuel selon profil, expérience et compétences.
Prime annuelle selon les résultats de l'entreprise et la politique interne en vigueur.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Techniques de gestion administrative,Techniques de rédaction commerciale,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique,Traiter les commandes et préparer les expéditions

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Tierce maintenance de systèmes et d'applications informatiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.