Secrétariat de l'Unité de Recherche Grita H/F - Université de Lille

Missions du poste

Missions principales du service et effectifs
Gestion globale financière et administrative de l'équipe d'accueil GRITA dont le Plateau de Spectrométrie de Masse "PSM".
Données quantifiées sur l'activité du service, de la direction, du laboratoire
L'unité de recherche est composée de 32 permanents, de 4 enseignants HU non permanents, de 8 doctorants, 4 masters et quelques autres étudiants. l'unité publie environ 70 travaux internationaux par an et une dizaine de publications nationales.
Missions attendues sur le poste de travail
- Exécution d'actes administratifs et de gestion courante de l'unité,
- Activité de secrétariat, téléphonie,
- Gestion financière,
- Collecte de la taxe d'apprentissage

Missions principales
1 Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
2 Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
3 Gérer des plannings et des agendas
4 Gérer le courrier, la messagerie
5 Appliquer des procédures de gestion
6 Gérer des bases de données
7 Gérer les achats (commandes, livraisons, factures) et les missions (OM, frais de missions)

8 Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues

Activités associées
1 Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
2 Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
3 Participer à l'organisation logistique de salons, colloques, manifestations, conférences
4 Diffuser de l'information en interne et en externe
5 Organiser le classement d'un fond documentaire
6 Procéder à l'archivage des pièces administratives

1 Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
2 Gestion financière (engagement et suivi des dépenses)
3 Techniques de prise de notes et de rédaction de comptes-rendus Praticien
4 Techniques et normes de la rédaction administrative Praticien
5 Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
6 L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
7 Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines
8 Anglais : Compréhension écrite et orale A2
9 Anglais : Expression écrite et orale A2

1 Rechercher l'information, la vérifier, la classer et/ou l'archiver
2 Informer et rendre compte
3 Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
4 Planifier son activité
6 Travailler en équipe Praticien confirmé
7 Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
8 Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
9 Construire des tableaux de bord
10 Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèse)
11 Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

1 Communication : capacités d'écoute et dialogue
2 Savoir s'adapter à son interlocuteur
3 Etre réactif
4 Savoir gérer les priorités / travailler en anticipation
5 Etre respectueux des règles
6 Rigueur
7 Être force de proposition

Domaines de formation et expériences souhaitables

Gestion administrative des comptes
Connaissance en gestion de droit public