Assistant Administratif - Assistante Administrative - H/F - INSEP

L'assistant(e) administratif(ve) est rattaché(e) à la Direction de la Politique Sportive (DPS), sous l'autorité directe du chef du pôle Formation, composé de deux unités (Unité de formation et d'accompagnement continu des cadres du sport et Unité de production et diffusion des connaissances) et d'une mission d'observation des pratiques professionnelles du sport de haut niveau (37 ETP). Le poste implique une collaboration étroite avec les chef(fe)s de projet formation, les formateurs et formatrices, les adjoints et le chef du pôle, ainsi qu'avec les autres pôles de l'INSEP.

L'assistant(e) administratif(ve) favorise la préparation, le déroulement et le suivi administratif, logistique et financier de l'ensemble des actions de formations.

Il(elle) est également un(e) interlocuteur(trice) privilégié(e) pour orienter et informer les publics cibles (et leur employeurs) souhaitant s'inscrire ou étant engagés dans les formations.

Missions:

L'assistant(e) assure notamment :

- La diffusion de l'offre de formation via différents canaux (téléphone, courriels, site internet).
- L'information des publics sur les formations, conditions de participation et modalités d'inscription.
- La communication entre stagiaires et responsables de formation.
- Le bon déroulement de toutes les formations mises en place : suivi administratif, logistique et financier des formations (contrats, conventions, réservations, remboursements de frais, etc.).
- La gestion logistique et administrative des sélections et des jurys de certification.
- Le suivi budgétaire en lien avec l'adjoint en charge des aspects administratifs et financiers, le responsable de l'unité et les chef(fe)s de projet formation.
- L'élaboration et/ou l'actualisation des dossiers d'inscription.
- La collecte de données pour les bilans et enquêtes pédagogiques.

Il(elle) participe à :

- La vérification du processus qualité de la formation.
- L'élaboration du budget prévisionnel en collaboration avec les responsables de formation et l'adjoint en charge des aspects administratifs et financiers du chef du pôle formation.
- La conception et la réalisation de plaquette d'information, de communication.
- La conception de nouveaux outils en vue de l'amélioration des tâches administratives.

Activités principales :

Gestion administrative et financière des formations professionnelles continues en lien avec l'offre annuelle de formation notamment le DESJEPS :

- Gestion et suivi des dossiers stagiaires : inscriptions, conventions, attestations, financements (OPCO, employeurs, France Travail, etc.).
- Gestion et suivi des intervenants : rapports d'opportunité, contrats, devis, factures, services faits.
- Organisation logistique : transport, repas, hébergement, notes de frais.
- Organisation des sélections et jurys d'examen,
- Interaction avec les interlocuteurs et interlocutrices des fédérations partenaires du DESJEPS dans le cadre du suivi administratif et financier.

Activités transversales :

- Actualisation et mise en forme du catalogue de formation en ligne.
- Alimentation du logiciel de gestion des formations.
- Soutien administratif aux activités du pôle formation dans le cadre du réseau Grand INSEP et de l'animation de l'Ecole des cadres.

Missions occasionnelles:

Dans sa spécialité ou son expertise, pour l'ensemble des services de l'INSEP, et dans le respect des missions dévolues à la catégorie d'emploi de l'agent, est susceptible de collaborer à la dispense de formations, ainsi que d'élaborer, d'animer ou d'évaluer des formations, le cas échéant sous la supervision du/de la formateur(trice) référent.

Connaissances - savoir:

- Rédaction administrative, outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Environnement institutionnel (ministère, établissements publics, fédérations).
- Réglementation de la formation professionnelle, comptabilité publique.

Savoir-faire :

- Maîtrise de l'expression écrite et orale.
- Rédaction de documents administratifs.
- Application de textes réglementaires.
- Suivi budgétaire
- Utilisation avancée d'outils informatiques (logiciels de gestion) et pack Office, Sharepoint, etc.

Savoir-être :

- Sens du service public et de l'intérêt général, confidentialité.
- Organisation, rigueur (méthodologie de classement), autonomie.
- Capacité à travailler en équipe, à rendre compte, à demander de l'aide si nécessaire.
- Force de proposition, curiosité
- Adaptabilité à de nouveaux projets et aux évolutions de l'offre de formation.
- Excellentes compétences relationnelles et de communication.

Outils spécifiques au poste:

- Logiciels INSEP: Agate, Sporteef, PSQS, logiciel des vacations, Notilus
- Logiciels institutionnels (ministère, Direction régionale Jeunesse & Sports): FOROME; FORMAJES (Ecole des Cadres)
- Logiciel de comptabilité: Cégid-Qualiac
- Plateformes des financeurs: AFDAS, Kairos, Dokelio, EDOF, etc.