Assistant·e de Scolarité H/F - Service Public

L'activité de formation et de recherche de l'établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d'appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en oeuvre de ses missions.

La réalisation de l'ensemble des missions de l'INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s'ajoutent environ 850 vacataires.

La personne recrutée sera affectée au Département des Sciences et Technologies Pour l'Ingénieur (STPI).

Missions et activités du poste

Rattaché·e à la Directrice du département STPI, vous assurez la gestion administrative et pédagogique des étudiant·es des pré-orientations IC et ICBE. Vous êtes l'interlocuteur·trice privilégié·e des étudiant·es, enseignant·es et services administratifs pour toutes les questions liées à la scolarité et à l'organisation des enseignements.

Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiant·es et des enseignant·es

En lien avec les Directeur·trices d'Études (DE), les Responsables d'Unités de Formation (RUF) et les services de l'établissement :

- Accueillir, informer et orienter les étudiant·es, enseignant·es et intervenant·es.
- Répondre aux demandes relatives à la scolarité et à l'organisation pédagogique.
- Diffuser les informations administratives et pédagogiques.
- Faciliter les échanges entre les différents acteurs de la formation.

Assurer la gestion administrative des étudiant·es et des données de scolarité

En collaboration avec les DE et le Service Scolarité :

- Réaliser les inscriptions pédagogiques.
Produire les listes d'étudiant·es et trombinoscopes.
- Mettre à jour et fiabiliser les données de scolarité.
- Éditer et diffuser relevés de notes, attestations et certificats.
- Transmettre les informations nécessaires au suivi des étudiant·es.

Assurer la gestion et le suivi des enseignements

En collaboration avec les RUF et les DE :

- Gérer les emplois du temps dans ADE.
- Réserver les salles et suivre les modifications de planning.
- Informer les étudiant·es et enseignant·es des évolutions.
- Veiller à la cohérence des maquettes et données pédagogiques.

Organiser les examens et les soutenances et assurer la gestion des résultats

En lien avec les responsables pédagogiques et les jurys :

- Préparer l'organisation administrative des examens.
- Assurer le suivi des absences et situations particulières.
- Collecter, contrôler et intégrer les notes.
- Organiser les soutenances de stage et le suivi administratif associé.
- Éditer et diffuser les documents liés aux résultats.

Préparer et assurer le suivi des pré-jurys, commissions pédagogiques et bilans de formation

En collaboration avec les DE :

- Établir les bilans de notes et préparer les dossiers.
- Vérifier la prise en compte des absences.
- Organiser les convocations et documents nécessaires.
- Assurer le suivi administratif des décisions prises.

Contribuer au fonctionnement administratif et à l'organisation des activités du département

En appui à la direction et aux équipes :

- Participer à l'organisation d'actions pédagogiques spécifiques.
- Réaliser les démarches logistiques associées.
- Produire et mettre à jour les documents administratifs.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion.

Ces missions pourront évoluer selon les besoins du département, les évolutions réglementaires et les outils de gestion de la scolarité.

Profilrecherché

De formation de niveau Bac à Bac +2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, vous disposez idéalement d'une première expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de gestion de la scolarité.

Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec des interlocuteurs variés. Vous faites preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion dans le traitement des informations qui vous sont confiées.

Votre sens du service, votre capacité à gérer plusieurs activités simultanément ainsi que votre aptitude à travailler dans des délais contraints constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

Compétences et connaissances attendues

Connaissances

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
- Réglementation relative à la scolarité et aux examens.
- Techniques de gestion administrative.
- Outils de gestion de la scolarité et de planification.
- Environnement bureautique (Word, Excel, etc.).

Compétences opérationnelles

- Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
- Organiser et planifier des activités dans le respect des échéances.
- Exploiter des bases de données et des applications de gestion.
- Élaborer, contrôler et mettre à jour des documents administratifs.
- Rédiger et diffuser des informations adaptées aux différents publics.
- Travailler en coordination avec de multiples interlocuteurs.

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation et rigueur.
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Esprit d'équipe et sens du service public.
- Autonomie dans l'organisation du travail.

Contrat

- CDD de 12 mois, renouvelable, période d'essai de 2 mois.
- Date de début du contrat : 01/09/2026
- En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoint·e administratif·tive de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériences
- Horaire hebdomadaire 37h30
- Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.