Secrétaire de Direction H/F - Service Public

Le secrétariat général est composé de la secrétaire générale et de son adjointe. Elle a autorité sur l'ensemble des services et contribue à la gestion administrative et juridictionnelle de la Cour.

La direction de la Cour est composée du président, de la secrétaire générale, de la secrétaire générale adjointe et de deux secrétaires de direction. Les secrétaires de direction assurent le secrétariat particulier et prennent en charge tous les aspects matériels de l'organisation quotidienne du travail de la structure.

Placé(e) sous l'autorité directe du président et de la secrétaire générale, vousexercez les fonctions principales suivantes:

- Tenue des agendas et prise des rendez-vous; gestion des déplacements; suivi et mise à jour du carnet d'adresse;

- Filtrage des demandes, gestion des appels téléphoniques;

- Suivi de l'activité de la direction;

- Mise en ligne de documents et des actualités sur le site internet et l'intranet de la juridiction;

- Planning et préparation des salles de réunions;

- Accueil des visiteurs, information et orientation ;

- Préparation et mise en forme de courriers, notes, tableaux et dossiers de travail;

- Classement et archivage des courriers et des dossiers(numérique et papier) ;

- Présentation des documents soumis à signature;

- Rédaction de certains courriers;

- Gestion administrative des magistrats affectés à la Cour, en lien avec la DRH du Conseil d'Etat;

- Gestion administrative des mandats des présidents et assesseurs (de la candidature jusqu'à la fin du mandat)et mise à jour de l'annuaire des membres de formation de jugement

- Suivi des entretiens professionnels des agents placés sous l'autorité du président et du secrétaire général;

- Organisation des évènements annuels de la Cour (cérémonie des voeux, fêtes annuelles ...);

- Gestion des stocks et des commandes alimentaires;

- Suivi de l'élaboration du rapport d'activité de la Cour;

- Participation aux travaux du pôle communication.

Une permanence entre les deux secrétaires de directionsera organisée.

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

CONNAISSANCES

Niveau expert

- Connaissance des outils informatiques, bureautiques et logiciels dédiés.

Niveau maîtrisé

- Expérience avérée du secrétariat.

Niveau pratique

- Connaissance de la procédure et de l'organisation administratives.

SAVOIR- FAIRE

Niveau expert

- Capacité d'organisation et de gestion du temps ;
- Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs ;
- Aptitude à anticiper, à travailler dans l'urgence et à prioriser ;
- Capacité à rendre compte ;
- Disponibilité ;
- Gestion des situations d'urgence ;
- Esprit d'initiative.

SAVOIR-ÊTRE

- Discrétion ;
- Disponibilité ;
- Rigueur ;
- Autonomie et réactivité ;
- Capacité d'adaptation ;
- Qualités relationnelles et diplomatie.