Assistant de Direction du Sous-Préfet et Gestionnaire de Dossiers H/F - Service Public

Rifseep 2
Code(s) fiche de l'emploi-type : ADM005

Vos activités principales

La sous-préfecture a vocation à incarner l'État au plus près des territoires et contribue à la mise en oeuvre des politiques publiques au niveau local. Outre la place qu'occupe la sous-préfecture dans la représentation de l'État au niveau de l'arrondissement, le sous-préfet et les agents assistent au quotidien le préfet dans le contrôle du respect des lois et des règlements et concourent au maintien de l'ordre public et à la sécurité des populations. Le sous-préfet anime et coordonne l'action des services de l'État et participe à l'exercice du contrôle administratif.

Les exigences renforcées qui s'exercent vis-à-vis de l'État en matière de proximité, de réactivité, d'écoute, de recherche de solutions, d'animation et de mise en synergie des acteurs confèrent également à la sous-préfecture une mission d'accompagnement et de conseil des collectivités locales de l'arrondissement. Le rôle facilitateur de la sous-préfecture pour le développement local nécessite la mise en oeuvre de méthodes de pilotage et de coordination innovantes et agiles.

Composition et effectifs du service :
8 agents: 3A / 2B/ 3C

Durée attendue sur le poste: au minimum 3 ans

Perspectives: Ce poste permet d'acquérir une véritable polyvalence permettant d'accéder à de nombreux emplois administratifs

Qui contacter?
Thomas KUPISZ, Sous-préfet
Tél **.**.**.**.**
****@****.**

En tant qu'assistant de direction du sous-préfet les missions qui vous y attendent sont les suivantes:

1) secrétariat du Sous-préfet

- gestion des appels téléphoniques/ standard de la sous-préfecture
- gestion de la base des contacts
- gestion de l'agenda du Sous-préfet en lien avec le chauffeur et les services dans le champs de compétence du sous-préfet
- gestion des réunions, rendez-vous, préparation des dossiers en relation avec le secrétaire général de la sous-préfecture.
- gestion des déplacements du Sous-préfet en lien avec le chauffeur
- gestion du courrier réservé (ouverture, enregistrement, tri, suivi, acheminement)
- rédaction de courrier, constitution de dossiers thématiques et traitement de dossiers ponctuels
- classement de la documentation et archivage des dossiers (version électronique et papier)
- suivi des frais de représentation du Sous-préfet et du budget de fonctionnement de la sous-préfecture et de la résidence en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture.
- suivi des travaux du bâtiment administratif et de la résidence en lien avec le chauffeur.
- gestion de la boite fonctionnelle de la sous-préfecture
- revue de presse
- Référent IA pour la sous-préfecture
- pavoisement
- archivage

2) Contrôle budgétaire:

- Instruction des demandes de mandatement d'office.

3) prévention et sécurité:

- Réalise le secrétariat et le suivi de la programmation de la sous-commission départementale pour la sécurité des terrains de camping et de stationnement des caravanes;
- Assure le suivi et l'instruction de dossiers « feux d'artifices» (déclarations de spectacle pyrotechnique).

4) En l'absence de l'agent en charge de l'accueil, l'assistant de direction assurera son intérim:

- Instruction des états 1259.
- Greffe des associations: Instruction des de demande de création, dissolution et de modification des statuts des associations.

A ce titre vous serez formé au dispositif de recueil des passeports de mission, à la gestion du courrier et à l'enregistrement des actes des collectivités territoriales.