Assistant·e au Secrétariat Particulier du Préfet H/F - Préfecture de Haute-Garonne
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Préfecture de Haute-Garonne
Les missions du poste
Groupe RIFSEEP : 1
Activités principales:
- Réception et tri du courrier arrivé
- Organisation et préparation des petits-déjeuners, déjeuners et dîners : envoi des invitations - suivi des réponses - plans de table - menus - cavaliers
- Gestion du planning des manifestations de la résidence du préfet
- Gestion des frais de représentation du préfet : constitutions des dossiers (factures, invitations, listes des invités, plan de table, menus, fiches de déclaration de frais de représentation, relevé de comptes)
- Suivi des autorisations d'absences des 12 préfets de département
- Présentation et remerciements des voeux du préfet
- Commandes des fournitures secrétariat et préfet
- Assister la cheffe du secrétariat
En l'absence du (de la) chef (fe) de secrétariat:
- Organisation de l'environnement professionnel du préfet
suivi et mise à jour de l'agenda
planification des déplacements (avion - taxi - hôtel)
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents
recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
gestion et suivi des courriers électroniques : boîte fonctionnelle du secrétariat et du préfet
suivi des parapheurs et dossiers remis au préfet
- Application du protocole
organiser les visites du préfet en lien avec son Cabinet
suivi des invitations quand le préfet est concerné
Votre environnement professionnel :
Composition et effectifs du service :
2 assistantes - 1 préfet
Liaisons hiérarchiques :
Chef(fe) du secrétariat - préfet
Liaisons fonctionnelles :
Cabinets ministériels, directions régionales et départementales des services de l'État, collectivités territoriales, acteurs économiques de la région, forces de sécurité intérieure.
Durée attendue sur le poste:5 ans
Le profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau expert-requis
Savoir-faire :
Savoir travailler en équipe : niveau expert - requis
Savoir analyser : niveau expert - requis
Savoir s'organiser : niveau expert - requis
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - requis
Savoir communiquer : niveau expert - requis
Savoir s'adapter : niveau expert - requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis
Domaine fonctionnel : Affaires générales
Emploi fonctionnel :
Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :
https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat
Code fiche de l'emploi type 1 (RMFP) : FPEADM03
Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page\_mgmrh/Referentiel\_des\_emplois\_version\_2011\_modifiee\_12\_fevrier\_2015\_copie.pdf
Code fiche de l'emploi type 1 (REMI) : ADM005A
Vos perspectives :
Emplois-type passerelle proposés par le référentiel des emplois