Office & Executive Assistant - Onatera H/F - Onatera

Office & Executive Assistant (Freelance - 3 jours/semaine)

Localisation : Aix-en-Provence
Type de contrat : Freelance / Prestation
Rythme : 3 jours par semaine
Démarrage : Dès que possible

À propos du poste

Dans le cadre du remplacement de deux prestations arrivant à échéance, nous recherchons un(e) Office & Executive Assistant pour accompagner notre COO, et assurer le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux.

Véritable relais opérationnel, vous êtes à la fois garant(e) de la vie du bureau et soutien administratif de la direction. Ce poste polyvalent s'adresse à une personne organisée, autonome et fiable, capable de gérer efficacement plusieurs sujets en parallèle.

Vos missions

Office Management

Vous assurez le bon fonctionnement des bureaux au quotidien :

- Gestion des approvisionnements et des stocks (fournitures, consommables, café, snacks, matériel)
- Recherche et coordination de prestataires (fournitures, équipements, travaux, services)
- Organisation des événements internes et moments de convivialité
- Suivi des prestataires liés aux locaux (maintenance, ménage, fournisseurs)
- Gestion du courrier et des colis
- Veille au bon état général des bureaux et traitement des besoins du quotidien
- Accueil ponctuel des visiteurs et nouveaux collaborateurs

Assistanat de direction

Vous accompagnez directement la COO sur différents sujets administratifs :

- Gestion des e-mails entrants : tri, priorisation, réponses simples et relances
- Traitement et suivi des documents administratifs
- Gestion de tâches administratives ponctuelles
- Organisation logistique de déplacements professionnels lorsque nécessaire

Profil recherché

Nous recherchons une personne pragmatique, rigoureuse et autonome, capable de prendre en charge les sujets du quotidien avec efficacité.

Vous disposez notamment des qualités suivantes :

- Excellent sens de l'organisation et de l'anticipation
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Esprit pratique et capacité à trouver des solutions
- Fiabilité et sens des priorités

Conditions

- Mission en freelance / prestation
- Présence sur site requise (Aix-en-Provence)
- Disponibilité de 3 jours par semaine
- Démarrage dès que possible

Vous recherchez un rôle polyvalent, concret et central dans l'organisation d'une entreprise en pleine activité ? Rejoignez-nous pour contribuer au bon fonctionnement du quotidien et accompagner la direction sur ses sujets opérationnels.

Office & Executive Assistant (Freelance - 3 jours/semaine)

Localisation : Aix-en-Provence
Type de contrat : Freelance / Prestation
Rythme : 3 jours par semaine
Démarrage : Dès que possible

À propos du poste

Dans le cadre du remplacement de deux prestations arrivant à échéance, nous recherchons un(e) Office & Executive Assistant pour accompagner notre COO, et assurer le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux.

Véritable relais opérationnel, vous êtes à la fois garant(e) de la vie du bureau et soutien administratif de la direction. Ce poste polyvalent s'adresse à une personne organisée, autonome et fiable, capable de gérer efficacement plusieurs sujets en parallèle.

Vos missions

Office Management

Vous assurez le bon fonctionnement des bureaux au quotidien :

- Gestion des approvisionnements et des stocks (fournitures, consommables, café, snacks, matériel)
- Recherche et coordination de prestataires (fournitures, équipements, travaux, services)
- Organisation des événements internes et moments de convivialité
- Suivi des prestataires liés aux locaux (maintenance, ménage, fournisseurs)
- Gestion du courrier et des colis
- Veille au bon état général des bureaux et traitement des besoins du quotidien
- Accueil ponctuel des visiteurs et nouveaux collaborateurs

Gestion des approvisionnements et des stocks (fournitures, consommables, café, snacks, matériel)

Recherche et coordination de prestataires (fournitures, équipements, travaux, services)

Organisation des événements internes et moments de convivialité

Suivi des prestataires liés aux locaux (maintenance, ménage, fournisseurs)

Gestion du courrier et des colis

Veille au bon état général des bureaux et traitement des besoins du quotidien

Accueil ponctuel des visiteurs et nouveaux collaborateurs

Assistanat de direction

Vous accompagnez directement la COO sur différents sujets administratifs :

- Gestion des e-mails entrants : tri, priorisation, réponses simples et relances
- Traitement et suivi des documents administratifs
- Gestion de tâches administratives ponctuelles
- Organisation logistique de déplacements professionnels lorsque nécessaire

Gestion des e-mails entrants : tri, priorisation, réponses simples et relances

Traitement et suivi des documents administratifs

Gestion de tâches administratives ponctuelles

Organisation logistique de déplacements professionnels lorsque nécessaire

Profil recherché

Nous recherchons une personne pragmatique, rigoureuse et autonome, capable de prendre en charge les sujets du quotidien avec efficacité.

Vous disposez notamment des qualités suivantes :

- Excellent sens de l'organisation et de l'anticipation
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Esprit pratique et capacité à trouver des solutions
- Fiabilité et sens des priorités

Excellent sens de l'organisation et de l'anticipation

Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément

Très bonnes qualités rédactionnelles

Discrétion et sens de la confidentialité

Esprit pratique et capacité à trouver des solutions

Fiabilité et sens des priorités

Conditions

- Mission en freelance / prestation
- Présence sur site requise (Aix-en-Provence)
- Disponibilité de 3 jours par semaine
- Démarrage dès que possible

Mission en freelance / prestation

Présence sur site requise (Aix-en-Provence)

Disponibilité de 3 jours par semaine

Démarrage dès que possible

Vous recherchez un rôle polyvalent, concret et central dans l'organisation d'une entreprise en pleine activité ? Rejoignez-nous pour contribuer au bon fonctionnement du quotidien et accompagner la direction sur ses sujets opérationnels.

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