Secrétaire de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS

- Le(a) secrétaire de direction est placé(e) sous l'autorité directe du chef d'établissement et de son adjointe. Il répond, dans le cadre de ses fonctions, aux sollicitations de l'équipe de direction.

Le secrétariat de direction se compose actuellement de deux agents, et a vocation à s'agrandir dans le cadre de l'extension du centre pénitentiaire en 2028. Le secrétariat assure le relationnel sensible entre l'établissement et les différentes autres administrations et services de l'Etat. Il gère le suivi et l'archivage des notes de services internes et des différentes correspondances internes et externes. Le secrétariat est chargé d'alimenter la base documentaire de labellisation. Il gère l'agenda du directeur et de son adjointe, participe à l'organisation des différentes cérémonies, etc.

Activités principales:

- Accueil téléphonique:

· Orientation des appels;

· Prise de message;

· Filtrage;

· Renseignement intervenants extérieures.

- Enregistrement/diffusion:

· Enregistrement des courriers direction arrivée et départ;

· Enregistrement et diffusion des notes de services internes;

· Enregistrement et diffusion des protocoles

· Gestion de l'archivage court des productions internes et des correspondances.

Travaux dactylographiques:

Participations aux réunions de services;
Enregistrement et répartition du courriers;
Réception, enregistrement et transmission des arrêts maladies;
Gestion planning direction;
Prise de rendez-vous/visites;
Comptes-rendus réunions;
Rédaction notes de service;
Conception et diffusion des astreintes;
Effectuer les demandes de casier judiciaire (B2);
Conception de formulaires;
Gestion des Accès;
Gestion planning des salles de réunion;
Délégation de signature;
Point d'accès au droit;
Gestion de la base documentaire;
Création de badge d'accès agents/intervenants;
Organisation des cérémonies (installation CE, mise à l'honneur des personnels);
Participation au conseil d'évaluation;
Organisation des prestations de serment;

- Autres tâches :

· Toutes autres tâches demandées par la hiérarchie