Assistant Administratif H/F - Association pour la Formation et L'ensei

Rattaché(e) au Responsable des Services Généraux, vous assurez la gestion administrative et opérationnelle de la résidence étudiante de l'IFEC. Véritable interlocuteur privilégié des résidents, vous contribuez à leur qualité de vie au quotidien tout en veillant au bon fonctionnement de la résidence.

À ce titre, vous assurez l'accueil et l'accompagnement des étudiants, répondez à leurs demandes et veillez au suivi des situations rencontrées. Vous prenez en charge l'ensemble de la gestion locative administrative : constitution et suivi des dossiers, rédaction des baux, organisation des états des lieux, gestion des quittances et suivi des paiements.

Vous participez également à la coordination des prestations nécessaires au bon fonctionnement de la résidence en assurant le lien avec les prestataires de nettoyage et de maintenance, le suivi des interventions techniques ainsi que la gestion des équipements et des accès.

Par ailleurs, vous contribuez à l'organisation de l'hébergement des collaborateurs de l'institut et participez à la gestion de l'activité estivale lorsque la résidence fonctionne en mode hôtelier, notamment à travers la gestion des arrivées et départs ainsi que la préparation des logements.

Ce poste polyvalent combine ainsi des missions administratives, relationnelles et opérationnelles au sein d'un environnement dynamique et en constante évolution.

A noter : Ce poste est à temps partiel d'octobre à mai (20h par semaine réparties du lundi au vendredi, de 8h à 12h) et à temps plein de juin à septembre (35h par semaine réparties du lundi au vendredi, de 8h à 16h) / Le salaire mentionné dans l'annonce est pour une base temps plein

Experience: 4 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.