Pref 33 Assistant de Direction du Corps Préfectoral H/F - Préfecture de la Gironde

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Assurer à titre principal le secrétariat de l'autorité préfectorale (agenda, accueil physique et téléphonique)
- Liens avec l'ensemble des secrétariats du corps préfectoral et la direction de la coordination des politiques publiques (DCPP) et des chefs de service;
- Suivi des dossiers stratégiques et relance auprès des services en lien avec la DCPP;
- Gestion de l'agenda et des déplacements (en lien avec le chauffeur);
- Organisation des déplacements (hors Bordeaux): prise de billets de train et réservation d'hôtels (CHORUS DT)
- Organisation de réunions en lien avec les services de la préfecture, des directions départementales interministérielles et autres partenaires extérieurs;
- Suivi et gestion de la boîte fonctionnelle du secrétariat: Traitement, diffusion et rédaction des courriels;
- Suivi de dossiers, réservation de salles de réunion, organisation logistiques des visioconférences
- Gestion du budget de la résidence et des frais de déplacements
- Articulation interne à la préfecture (gestion des parapheurs)
- Mise à jour des listes de diffusion utiles;
- Soutenir l'activité croissante de la DCPP;
- Suivi des dossiers et de l'agenda pour la semaine N+1 en fin de semaine.

Compétences attendues:

- Bonne maîtrise de la rédaction administratives;
- Bonne connaissance du fonctionnement de l'État territorial et des circuits décisionnels;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, agenda, outils de suivi);
- Capacité à gérer simultanément des dossiers.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :

Le service du secrétariat a pour rôle d'apporter une assistance au secrétaire général dans le cadre de son activité quotidienne et de dresser les perspectives de son emploi du temps.

Composition et effectifs du service :

Une assistante (et une apprentie)

Liaisons hiérarchiques :

En lien direct avec le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles :

Administrations centrales, services de la préfecture, autres préfectures et sous-préfectures, collectivités territoriales (élus), tous services de l'État au niveau départemental, voir régional et services partenaires.

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger : niveau pratique - à acquérir

Savoir-être :

Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Acquisition d'une très bonne connaissance des missions des acteurs publics locaux, valorisable dans le cadre de concours ou sur des postes supérieurs.

Durée attendue sur le poste : 3 ANS