Assistante Administrative - Châtillon H/F - Communes

POSITION HIERARCHIQUE
Rattaché.e à la Direction de : Police Municipale
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Police municipale ou de son adjoint en cas d'absence

Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et suivre les appels,
- Réceptionner et transmettre les informations aux sections concernées,
- Informer régulièrement sa hiérarchie de la nature des accueils et des appels.

Gestion administrative :
- Réaliser le traitement administratif des différents documents du service : mails, courriers, notes, tableaux de bord ...
- Saisir informatiquement les appels téléphoniques reçus,
- Procéder aux demandes d'agrément et/ou d'assermentation des agents de police et/ou des ASVP,
- Enregistrer et classer les arrêtés municipaux,
- Vérifier les feuilles d'heures « Initiative Emploi » : horaires, absences... et transmettre les éléments au Service Finances pour paiement,
- Assurer la gestion et le suivi des objets trouvés et perdus,
- Saisir les données informatiques relatives aux stationnements abusifs.

Relations avec les équipes sur le terrain :
- Gérer les demandes des agents : identification de véhicules, arrêtés municipaux...

Connaissance de l'environnement territorial
Appréhender les techniques d'accueil physique et téléphonique et des transmission radio
Identifier les procédures et dispositifs de secours (pompiers, services d'urgences médicales...)
Savoir gérer les situations conflictuelles et contrôler ses émotions face à l'incident
Maitrise de l'outil bureautique ( Word et Excel)
Savoir analyser une demande pour y apporter une réponse claire et adaptée
Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
Devoir et discrétion professionnels
Prise d'initiative, autonomie et rigueur