Gestionnaire de Scolarité Maieutique H/F - Université Clermont Auvergne

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Le/la Gestionnaire de Scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le
domaine de la formation au sein de la Scolarité des UFRs de Médecine et des Professions
Paramédicales et de Pharmacie.
Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du
service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Le/la Gestionnaire est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité
concerné au sein des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Le
Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarités qui se répartissent la gestion de l'
ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et
internes
Gérer le courrier et les courriels concernés
Accueillir les usagers
Réaliser les actes administratifs et de gestion courante du service de la scolarité
Gérer les inscriptions/réinscriptions administratives
Organiser et gérer les campagnes de candidature et d'inscriptions pédagogiques des étudiants
Préparer et assurer le déroulé des examens du périmètre de formation concerné
Mettre à jour l'espace numérique de travail et les tableaux d'affichage
Assurer la gestion des emplois du temps et de la réservation des salles, en collaboration avec
le service ADE
Assurer la gestion et le suivi des stages
Envoyer les certificats de réception, diplômes et attestations diverses du cursus visé
Participer/organiser les sessions d'examens
Participer aux conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques
Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
Participer aux actions de communication de promotion de l'offre de formation : Journée
Portes Ouvertes.
Classer et archiver les dossiers
Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication

Savoir-faire :
Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels liés à l'activité
Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Discrétion
Discernement professionnel

PRE-REQUIS / FORMATION souhaitée :
Diplôme de niveau 3, domaine du secrétariat, de la gestion administrative