Secrétaire Administratif H/F - Cc des Portes de Rosheim

La Communaut des Communes des Portes de Rosheim (CCPR)Sous l'autorité de la Direction, vous assurez l'accueil, l'information et l'orientation des usagers, tout en apportant un appui administratif à l'ensemble des services de la Communauté de Communes.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

Accueillir le public (physiquement, par téléphone et par courriel), renseigner les usagers et assurer le traitement des demandes.
Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de courriers, comptes rendus, délibérations et procès-verbaux, préparation et suivi des réunions, gestion des tableaux de bord et des procédures administratives.
Participer au suivi administratif de la collectivité : gestion du courrier, commandes, classement, archivage, suivi des actes administratifs et mise à jour des outils de suivi.
Assurer un soutien administratif aux différents services de la Communauté de Communes.
Gérer les agendas, les plannings, les contacts, les réservations de salles et le matériel administratif.
Assurer le suivi de l'occupation du gymnase communautaire par les associations : gestion des réservations, conventions, badges d'accès, plannings, facturation, ainsi que la gestion des prêts de matériel.
Organiser les réunions, inaugurations et manifestations (réservations, logistique, commandes, accueil des participants).
Participer à l'envoi des supports de communication et assurer diverses tâches administratives pour le Multi-accueil.
Assurer le secrétariat de l'Amicale des Maires des Portes de Rosheim.
Assurer le suivi administratif du dispositif vélo, de l'archivage et des permanences des intervenants extérieurs.

Le poste requiert de la polyvalence, de la rigueur, un excellent sens de l'organisation, de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles, ainsi qu'une parfaite maîtrise des outils bureautiques.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les réservations de salles et de matériel,Organiser l'accueil des visiteurs,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.