Secrétaire Particulier du Recteur H/F - Rectorat de Guyane

La secrétaire particulière du recteur exerce au sein du Cabinet du Recteur sous la responsabilité du Directeur de Cabinet. Le Cabinet est composé de la Directrice de Cabinet, de la Cheffe de Cabinet en charge des relations avec la société civile, d'une cellule communication. Les horaires de travail sont flexibles.
Activités principales :

-Assurer la tenue de l'agenda du Recteur

-Assurer le secrétariat du Recteur

-Assurer la gestion de la résidence du Recteur et ses déplacements

Assurer la tenue de l'agenda du Recteur :

-Assurer le suivi de l'agenda du Recteur en lien avec le chef de cabinet

-Assurer le suivi des déplacements du Recteur hors du département

-Assurer la prise de rendez-vous auprès des ministères

-Assurer l'accueil des personnes ayant sollicité une audience auprès du Recteur

Assurer le secrétariat du Recteur:

-Prendre les messages, filtrer les communications (appels non désirés)

-Rédiger le courrier (lettres, invitations)

-Assurer le traitement du courrier papier comme du courrier électronique (dispatching, archivage)

-Préparer des présentations et des documents pour les réunions

-Planifier le service du chauffeur en fonction de l'agenda et de l'emploi du temps du Recteur

Connaissances, savoirs :

-Culture administrative et juridique

-Connaître l'environnement institutionnel et l'organisation structurelle du Rectorat

-Connaissance du système éducatif

-Connaissance de l'environnement numérique de travail du rectorat

-Connaissance du contexte local

Compétences opérationnelles :

-Maitrise des outils bureautiques(Word Excel Power Point Access, Chorus) et internet

-Savoir planifier et respecter les délais

-Savoir gérer les aléas

Compétences comportementales :

-Faire preuve de rigueur, d'autonomie, de perspicacité et de réactivité

-Faire preuve de discrétionet de loyauté

-Avoir le sens des relations humaines,savoir travailler en équipe

-Faire preuve d'une grande disponibilité et/ou adaptabilité