Assistant de Direction H/F - Préfecture de la Moselle

Groupe RIFSEEP 2
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type : Assistant/e de direction
Vos activités principales

La direction du SGCD57 se compose d'un(e)e directeur(trice) et d'un(e) directeur(trice) adjoint(e).

Placée à leurs côtés l'assistante de direction assiste le ou la directrice et son adjoint(e) dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant également des fonctions d'assistance aux chefs de service du SGC.

Vos missions principales seront les suivantes:
Assistante de direction et secrétariat du binôme de direction:
Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel du binôme de direction.
Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de service, et en assurer le secrétariat.
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du binôme de direction (assist).
Gérer la boîte mail de la direction du SGCD et assurer le suivi des réponses attendues.
Trier et suivre le courrier entrant et sortant du SGCD ainsi que le circuit des parapheurs, en veillant au respect du formalisme des courriers et notes sortantes (charte graphique, relecture, mise en forme).
Suivre et garantir la qualité des dossiers su SGC pour le SG et le préfet.
Coordonner l'organisation matérielle des événements (notamment Codir) et manifestations initiés par la direction du SGCD .

Suivi des situations individuelles:
Assurer le suivi des congés de l'ensemble des cadres du SGCD, solliciter l'arbitrage de la direction si besoin .
Assurer la mise à jour des organigrammes des structures gérées.
Assurer le suivi des visites de la médecine de prévention en lien avec son secrétariat.
Assurer le suivi des aménagements de poste suite aux préconisations du médecin du travail .

Missions transversales et appui au pilotage du SGCD
Assurer la mise à jour des délégations et subdélégations de signature du SGCD.
Assurer la mise à jour de l'intranet du SGCD en lien avec l'actualité des différents services.
Être le relais du chargé de mission « fraude » de la préfecture pour le suivi du plan de lutte contre la fraude du SGCD.
Assurer le suivi des dossiers transverses et des sujets d'actualité du SGCD en lien avec les chefs de service.
Contribuer à la coordination et à la circulation de l'information entre la direction et les services du SGCD.
Contribuer à l'organisation d'évènement internes, notamment de la journée d'accueil des nouveaux arrivants et assurer la coordination des différents intervenants.
Assurer le suivi et la coordination des services du SGCD dans le cadre de l'accueil des nouveaux arrivants (suivi des arrivées et des départs, des fiches navettes, accueil stagiaires etc...)
Assurer la gestion de la hotline RH ainsi qu'une veille de la boîte mail SGC-RH visant à s'assurer que tous les messages ont été traités ou ventilés entre les différents pôles.
Optimiser l'espace numérique

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste à vocation transverse tourné tout autant vers l'interne que vers l'externe (bénéficiaires)
Poste susceptible d'adaptation
Détenir les qualités de rigueur, disponibilité, discrétion, ordre et méthode, esprit d'initiative, capacité d'anticipation
Assurer une présence effective sur la journée en lien avec la section de la gestion du temps (trinôme)

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE
- Respect des règles de déontologie
- Respect des règles de confidentialité

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun est un service déconcentré de l'État à vocation interministérielle relevant du ministère de l'Intérieur. Il assure la gestion de fonds et de moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et mise en oeuvre de l'action sociale.
Il assure ses missions au bénéfice des services de la préfecture et des 3 directions départementales interministérielles sous l'autorité du préfet de département et sous l'autorité fonctionnelle des chefs de service des structures précitées.

Composition et effectifs du service

Le SGC est composé de 6 services et comprend 95 agents. Il est composé de 17 agents de catégorie A, 32 agents de catégorie B et 46 agents de catégorie C.

Liaisons hiérarchiques

Le/la directeur/rice du SGC
Le/la directeur/rice adjoint du SGC

Liaisons fonctionnelles

Cadres du SGC
Secrétariat du secrétaire général de la préfecture
Directeurs ou directrices des Directions départementales interministérielles