Chargé·e d'Opération de Documentation Numérique H/F - Ddets de la Sarthe

La direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS) de la Sarthe est composée de 70 agents d'origines ministérielles diverses. Elle est notamment compétente dans les domaines de l'emploi, de l'hébergement, de l'accès au logement, de l'intégration des étrangers, de la prévention et de la lutte contre la pauvreté, de la politique de la ville et de la protection des publics vulnérables. Elle assure le renseignement en droit du travail, ainsi que la régulation des conditions de travail.

La DDETS entretient, sous l'autorité du préfet, des liens avec les autres services de l'Etat dans le département et en région, ainsi qu'avec les collectivités locales (Région, Département, villes, intercommunalités, ...), les acteurs institutionnels (France Travail, missions locales, chambres consulaires, ...) ainsi qu'avec le monde de l'entreprise et le mouvement associatif.Dans le cadre de son projet de service, la DDETS de la Sarthe a identifié une action visant à organiser et rendre plus lisible son système de classement des documents électroniques sur le serveur utilisé par ses différents services. Afin d'appuyer et de coordonner la mise en oeuvre de cette action la DDETS recrute un chargé d'opération contractuel dont les missions seront les suivantes:

-Analyser le dispositif de classement actuel des différents services. Caractériser leurs besoins, évaluer les forces et faiblesses des organisations en place,
-Proposer un référentiel commun pour le classement des dossiers doté d'une bonne lisibilité. Le référentiel devra comprendre une architecture type des dossiers, des principes de classement et de dénomination communs pour faciliter stockage, la recherche et l'accès aux documents conservés,
-Concevoir un dispositif de gestion des documents comprenant des fonctions de tri et d'archivage,
-Engager la transformation du système actuel vers le nouveau dispositif,
-Appuyer les services dans la prise en charge et la gestion du nouveau référentiel de classement

Le chargé de mission interviendra en proximité des services de la DDETS pour comprendre les attendus de leurs missions, les flux de documents gérés et les besoins de classement sur le serveur. Il interviendra également en lien étroit avec les services informatiques de l'Etat (SICNUM) pour les aspects logistiques et la gestion des droits d'usage.

Sous l'autorité du directeur adjoint responsable du projet il rendra compte régulièrement de l'avancée du projet devant le CODIR de la DDETS. Doté d'un sens de l'organisation et d'une capacité à concevoir et animer une démarche collective il devra faire preuve d'autonomie, de qualités relationnelles et sera force de proposition.

Profil souhaité :
Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global.)

Connaissances :
- Connaître les politiques publiques portées par la DDETS.
- Edition, classement et archivage de documents électroniques

Savoir-faire :
- Bonne maîtrise de l'écrit
- Savoir analyser un dossier
- Savoir appliquer un cadre réglementaire
- Savoir formuler et expliquer une réponse
- Savoir utiliser l'outil "libre office

Savoir-être :
- Savoir travailler en équipe
- Être force de proposition
- Savoir s'organiser
- Savoir être en relation avec les usagers, les partenaires
- Faire preuve de curiosité.
- Faire preuve de réactivité et maîtriser les délais.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.