Assistant de Direction Auprès du Dgs et de la Direction Générale des Services - Ville de Bandol H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur Général des Services vous assurez un rôle central de coordination administrative, d'appui organisationnel et de gestion des dossiers transversaux

Assistant(e) du Directeur Général des Services :
- Assurer le secrétariat du DGS et la gestion de son agenda.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs du DGS.
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver et préparer un lieu, convoquer, inviter les participants, constitution du dossier, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels...).
- Rédiger notes, courriers et documents de travail.
- Participer à la diffusion de l'information interne entre les services et la direction générale (organisation et gestion des parapheurs).
- Assurer le classement, l'archivage.
Assistant(e) au Secrétariat Général :
- Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant, ainsi que le suivi des dépenses d'affranchissement et des équipements associés.
- Contribuer à l'organisation et au suivi des conseils municipaux : préparation des convocations et transmission du dossier par voie dématérialisée, gestion logistique, assister aux séances et en assurer le secrétariat (rédaction des procès-verbaux et suivi des délibérations).
- Assurer le traitement administratif des délibérations, arrêtés et décisions du Maire : numérotation et enregistrement, mise en circulation pour signature, transmission dématérialisée au contrôle de légalité, notification aux services et destinataires concernés, et tenue à jour des registres réglementaires.

Temps complet

- de Formation administrative et/ou de droit public ;
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel ;
- Bases du cadre réglementaire des assemblées ;
- Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques et numériques ;
- Connaissance des acteurs et partenaires locaux.

- Sens du service public ;
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
- Diplomatie et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (élus, direction etc.) ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Rendre compte à sa hiérarchie.