Assistant de Gestion Administrative - Communaute de Communes le Grand Charolais H/F - Structures de coopération territoriale

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
. Assure la relation avec les usagers
. Assure la gestion de la REOM

Traitement des dossiers et saisie de documents :
. Prendre des notes
. Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
. Gérer et actualiser une base d'informations
. Rechercher des informations, notamment réglementaires
. Vérifier la validité des informations traitées
. Utiliser l'outil informatique et les logiciels de bureautique pour saisir et enregistrer des données
. Saisir, rédiger et mettre en forme tous types de courriers et de documents administratifs de contenus et formes divers.
. Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Accueil physique et téléphonique du public :
. Recevoir et orienter les demandes du public accueilli
. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
. Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
. Conseiller les usagers sur les procédures
. Rédiger des notes synthétiques

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
. Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
. Photocopier et assembler des documents.
. Trier, classer et archiver des documents
. Rechercher, synthétiser et présenter des informations
. Identifier les sources de documentation
. Préparer les dossiers pour les instances (direction générale, élus)
. Diffuser des informations ou des documents au sein des services ou en externe (compte-rendu de réunions, de commissions)

Planification et suivi :
. Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
. Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings de présence, etc.)
. Secrétariat de commissions

Gestion de la REOM :
. Mettre à jour les données dans le logiciel
. Gérer les facturations (prélèvement, non prélèvement)
. Gérer les réclamations

Savoir-être et comportement professionnel
. Communication orale et écrite
. Organisation de la collectivité
. Directives et procédures d'instruction des dossiers
. Procédures de transmission des demandes
. Rigueur, discrétion, réactivité
. Capacité à rendre compte
. Qualités d'analyse

Savoir-faire et technique opérationnel
. Procédures du service et administratives
. Logiciels de bureautique et de gestion
. Techniques de recherche documentaire et
d'information
. Techniques de classement de documents
. Techniques d'accueil, règles de communication
. Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'lnternet.

Conditions et contraintes de l'exercice
. Travail en bureau avec horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public
. Respect des obligations de discrétion et de confidentialité