Assistant·e Administratifve Informations Préoccupantes au Sein de la Dts Nord H/F - Conseils départementaux

Présentation de la collectivité, de la direction et du service
Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.

Recrutement sur la DTS Nord Toulousain- Service PPE

Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
ENJEUX

Assister le chef ou la cheffe de service dans la mise en oeuvre des missions, des procédures administratives relatives aux actions conduites.

Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice

Assister le chef ou la cheffe de service dans la mise en oeuvre des missions, des procédures administratives relatives aux actions conduites.

MISSIONS

Préparer les dossiers en articulation le chef ou la cheffe de service :

- Assurer la réception de la demande d'évaluation et/ou de placement par messagerie et de les transmettre en temps réel aux professionnels compétents

- Enregistrer, constituer et actualiser les dossiers (rechercher et vérifier les pièces, saisir les informations...)

- Saisir et mettre à jour les données relatives aux usagers

- Transmettre les dossiers pour instruction

- Saisir et mettre en forme tous types de documents (rapports, courriers...)

- Veiller au respect des délais dans le cadre des évaluations

- Réaliser annuellement l'archivage des dossiers informations préoccupantes en lien avec le service de la CRIP

- Assurer la communication relative à l'organisation des missions, du travail partenarial et des réunions

- Assurer un accueil téléphonique, d'orienter l'usager et/ou le partenaire vers le bon interlocuteur

- Réceptionner trier et orienter le courrier

- Formaliser des notes, des comptes rendus pour les responsables

- Organiser et planifier des réunions

- Recenser et réaliser les commandes de matériels

- Renseigner les tableaux de bord de suivi de l'activité et participer à la réalisation du recueil des données d'activité

- Participer aux instances pluridisciplinaires du service et en rédiger les comptes rendus

- Assister le chef de service dans la régulation de l'activité au sein du service et au respect des échéances

- Apporter sa contribution au projet de service, aux projets sociaux de territoire, aux démarches de Développement Social Local à l'échelle de la DTS

Le poste requiert une grande rigueur administrative et une capacité à gérer des dossiers sensibles, notamment dans le cadre de situations d'évaluation ou de placement. Une excellente maîtrise des outils bureautiques et des procédures de traitement de l'information est indispensable pour assurer la fiabilité des données et le respect des délais. Le profil recherché doit faire preuve de discrétion, de réactivité et d'organisation face à des flux d'informations confidentielles et parfois urgentes. Une aisance relationnelle est attendue pour assurer la coordination avec les professionnels du service, les partenaires et les usagers. Une implication dans les dynamiques de service et les projets territoriaux est également essentielle.