Secrétaire - Montreuil H/F - Communes

Filière : administrative

Grade : adjoint administratif

Direction : Santé Service : SCHS

MISSION PRINCIPALE : assure l'ensemble des tâches administratives, secrétariat principalement, du service

ACTIVITÉS PRINCIPALES
1 Assurer le secrétariat du SCHS, notamment courrier, courriers signalés, téléphone, absences du personnel, relecture orthographique des documents rédigés par les agents du service, alimentation du logiciel esabora, envoi au contrôle de légalité des actes, affichage des résultats des analyses d'eau potable, impression des signalements pour la réunion de service. Faciliter la circulation de l'information et mettre à jour les différents supports.

2 Suivre les demandes d'affichage des arrêtés et certificats d'affichage Transmettre les arrêtés aux destinataires visés dans l'arrêté : CAF, Préfecture, DRIHL...

3 Consulter régulièrement SESAM, orienter et transmettre les demandes, enregistrer les réponses et clôturer les demandes 10 %

4 Recevoir les demandes, éditer, remplir et transmettre les certificats d'hygiène et de non péril, en lien avec le service permis de construire (environ 1200 par an)

5 Participer à l'organisation du service :

tenue des tableaux de bord, alimentation du logiciel métier
participation aux réunions de service et à toutes autres réunions liées à l'activité du service et à toute autre activité répondant aux compétences attendues à un poste de secrétaire, à la demande de son responsable de pôle ou du responsable du SCHS.
Relations internes et externes hors direction d'appartenance :

Services ville : Courrier, Administration générale, Urbanisme, Ressources Humaines...

Services exterieurs : ARS, Préfecture...

Spécificités du poste : beaucoup d'informations à intégrer et de procédures à apprendre, propres à ce type particulier de service

COMPÉTENCES POUR TENIR LE POSTE :
Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences)
Utiliser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, logiciel métier type Esabora...)
Rédiger des courriers, compte-rendus, notes...
Connaissance de l'environnement territorial
Prioriser et transmettre l'information
Travailler en équipe et en transversalité
Savoir-être (qualités personnelles)
Rigueur, sens de l'organisation
Qualité d'écoute
Sensibilité au travail social
Communiquer