Chargé·e des Événements Scientifiques - Réf 310 H/F - Université de Toulouse

Au sein de la direction générale des services, la direction de la communication, de la culture et des évènements a pour mission de promouvoir l'image, l'identité et les activités de l'Université en oeuvrant à son rayonnement. Elle a également pour objectif de promouvoir la diffusion des savoirs, de la culture et d'organiser des congrès scientifiques. Elle valorise la location des espaces de l'université. Elle est composée de trois pôles : communication, culture et événéments et d'une cellule Images et création.

Le chargé d'événements scientifiques est rattaché au pôle événements de la DCCE. Il travaille en lien étroit avec la DREV et le chargé de communication scientifique.

Sous la responsabilité du responsable du pôle évènement, le ou la chargé-e d'évènements scientifiques prend en charge l'ensemble des aspects organisationnels des évènements scientifiques organisés par l'université pour les structures.

Activités principales :

- Monter un dossier afin de faire valider l'opportunité et la soutenabilité de l'évènement
- Travailler en collaboration avec le comité scientifique afin de rédiger le dossier scientifique et le programme
- Réaliser les actions de communication associées (site internet, supports, commande goodies) et assurer la diffusion de l'évènement avec le pôle communication de la DCCE
- Réserver les espaces, hôtels, restauration
- Organiser, quand cela est possible, une action de culture scientifique
- Élaborer et gérer le budget de l'évènement
- Rechercher et monter les demandes de financements publics et dossier de sponsoring
- Assurer l'accueil, la coordination de l'évènement le jour J et veiller à son bon déroulement
- Réaliser un bilan et clôturer le budget

Activités associées :

- Mettre en place des outils de gestion et de paiements en ligne pour les évènements scientifiques
- Assurer une veille métier

Dans le cadre de la transformation de l'établissement, le contexte et certaines missions pourront être amenées à évoluer tout en gardant le coeur de métier d'organisation d'événements.

Connaissances :

Connaitre le statut des EPSCP, leur organisation et fonctionnement
Connaitre les bases de gestion budgétaire, finance publique et droit public
Maitriser les techniques d'expression orale et écrite
Langue anglaise min. B2

Savoir-faire technique :

Savoirorganiser et gérer un événement
Planifier des actions
Rédiger des contenus adaptés aux publics
Respecter des délais
Utiliser les logiciels nécessaire à l'activité : CMS sciences-conf, adobe
Conduire plusieurs projets en parallèle

Savoirs comportementaux :

Savoir travailler en équipe, en interaction et en s'adaptant à des interlocuteurs variés
Sens de l'organisation
Autonomie, discernement et sens de l'initiative
Réactivité et capacité à prioriser et travailler dans une situation stressante
Capacité d'analyse et de synthèse

Diplôme requis : BAC

Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)

Compte tenu de la fermeture administrative de l'Université du 27 juillet au 17 août, nous vous remercions de bien vouloir tenir compte d'un délai de réponse exceptionnellement plus long durant cette période