Assistant d'Accueil et de Secrétariat H/F - Service Public

Sous l'autorité de la Conseillère Technique responsable de service, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour principales missions l'accueil, l'information et l'accompagnement social des étudiants afin de leur permettre de s'adapter aux spécificités de la vie universitaire et, à plus long terme, de s'insérer dans la vie professionnelle.

Missions

Sous l'autorité directe de la CTSS, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat assurera les missions suivantes :

Accueil et première orientation

Accueillir, informer, écouter et orienter les étudiants par mail ou en présentiel ;
Gestion des rendez-vous avec les travailleurs sociaux ;
Recueillir les premières informations utiles à la prise en charge (messages, pièces, contexte) ;

Transmettre les éléments aux travailleurs sociaux ;
Intervenir en binôme avec le service logement pour assurer la continuité d'accueil (réorientation de situations dites critiques) ;
Assurer un accueil bienveillant, non jugeant, dans le respect du secret professionnel.

Suivi administratif des aides sociales

Participer à la préparation des commissions ASAP, FSDIE, en lien avec les travailleurs sociaux ;
Collecter, vérifier et compléter les pièces nécessaires à l'instruction (notamment vérification des RIB, pièces justificatives, certificats de scolarité, etc.) ;
Envoyer tous les documents nécessaires au versement de l'aide à la comptabilité ;
Préparer en amont les commissions compensation rupture familiale, les liquidations mensuelles des DU ;
Tenir à jour un calendrier de liquidations à cet effet.

Gestion des aides d'urgence

Assurer le suivi des dons d'urgence, recharges Izly (y compris en lien avec le service logement) ;
Traiter les demandes de repas à 1€ en fonction des situations signalées ;
Enregistrer et tracer les aides accordées dans les outils de gestion.

Appui au fonctionnement du service

Planifier les réunions internes, congés, permanences, et permanences d'urgence avec les travailleurs sociaux ;
Rédiger les comptes rendus lors des réunions de service ;
Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle du service social ;
Construction, gestion et planification de la brique rendez-vous,
Gérer les commandes de fournitures, anticiper les besoins,
Gérer le courrier du service, la réservation des salles, du café lors des réunions de service ;
Participer aux réunions interservices (avec la DVE / Bourses) ;
Être le binôme du service logement sur certains aspects pour assurer la continuité de service en cas d'absence ;
Classer, archiver (physique et numérique) les documents du service.

Connaissances - Savoirs

Connaissance du Crous, de ses missions, son organisation, ses circuits décisionnels ;
Bonne compréhension du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur, des cursus et statuts étudiants ;
Maîtrise des dispositifs d'aides sociales spécifiques aux étudiants : ASAP, FSDIE, aides DU, aides ponctuelles, repas à 1€, etc. ;
Connaissance des publics étudiants en situation de précarité et des enjeux sociaux et psychologiques qui les concernent ;
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, etc.) ;
Maîtrise de l'expression écrite et orale ;
Notions appréciées dans une deuxième langue vivante, notamment anglais.

Savoir-faire

Accueillir, écouter, filtrer et orienter les étudiants selon leurs demandes ;
Vérifier l'exhaustivité et la conformité d'un dossier administratif (ex : RIB, justificatifs) ;
Maîtrise des outils de gestion et communication institutionnels (SAGA, Logica, OLAFÉ, Outlook, Sharepoint, Brique rendez-vous...) ;
Préparer des commissions administratives (ordres du jour, tableaux de suivi, CR...) ;
Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences ;
Rédiger des documents administratifs (convocations, lettres types, synthèses) ;
Gérer la boîte mail du service et répartir efficacement les sollicitations ;
Tenir à jour les tableaux de bord, extraire les données utiles à la Direction.
Capacité à rendre compte

Savoir-être

Sens du service public et engagement au service de l'intérêt général ;
Écoute active, patience, empathie ;
Rigueur, ponctualité, sens de l'organisation et polyvalence
Autonomie dans les tâches confiées,
Capacité à alerter ou prendre des initiatives ;
Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel ;
Esprit d'équipe, capacité à travailler en collaboration avec les travailleur sociaux, la Direction, les collègues du service logement et des bourses ;
Dynamisme et réactivité
Capacité à gérer le stress, à faire face à des publics en souffrance ;
Discrétion et réserve ;
Courtoisie, diplomatie, sens de la médiation ;
Sens du service public.