Agent Polyvalent H/F - Service Public

La directrice de l'école est assistée par un secrétaire général, conformément à l'article 3 du décret du 4 mai 1972.

Le secrétaire général contribue à la mise en oeuvre de la stratégie de modernité et d'efficience de l'école, assure des missions de conseil et soutien, en mobilisant les services supports qui lui sont rattachés : le service financier et agence comptable, le service des ressources humaines, le service informatique et d'audiovisuel, le contrôle de gestion, le pôle qualité de vie et des conditions de travail, le service documentation et archives, et le service technique et logistique

Le secrétariat général de l'antenne parisienne située au 3 ter quai aux fleurs 75004 Paris comprend 5 personnes :

3 agents polyvalents de catégorie C dont 2 agents affectés sur le site de Montreuil

1 cadre B, responsable administrative et logistique

1 cadre A, secrétaire générale adjointe

Le SG est composé de 2 pôles : un pôle administratif et un pôle logistique.

Son rôle consiste à assurer le bon fonctionnement du site parisien qui accueille des sessions de formation, des chambres d'hébergement et à veiller à l'entretien et la maintenance des locaux.

Il est chargé également du suivi de 3 contrats de prestation de service :

-le ménage

-le gardiennage

-l'accueil

Les missions s'articulent avec celles du service technique parisien et pourront dans l'avenir s'inscrire dans un organigramme similaire à celui existant sur le site de Bordeaux (un service technique et logistique).

Pour assurer les missions logistiques sur le site quai aux fleurs, l'agent aura les tâches suivantes:

-mise en place des salles de formation (aménagement des salles selon demandes, mise à disposition de carafes d'eau et verres pour les intervenants, vérification du matériel, mise à disposition comme feutres, paper board...)

-mise à jour du planning des salles en lien avec l'accueil (utilisation du logiciel Open Portal)

-suivi des chambres de passage (4) pour le ménage, le linge, les petits déjeuners en lien avec les prestataires

-accueil des entreprises sur quelques contrats de maintenance (fontaines à eau, extincteurs, ...)

-alerte en cas de dysfonctionnement (panne, matériel et mobilier défectueux, manque de matériel ou de fournitures...)

-suivi des stocks/mise à jour des tableaux

-réponse aux demandes logistiques des services de la formation

-dépose et récupération des listes d'émargement à la demande

-vérification du bon fonctionnement des fontaines à eau

-participation à l'organisation de manifestations spécifiques

- diverses tâches administratives (recherche de devis, échanges avec les prestataires, gestion du planning des salles...)

-remplacements ponctuels sur le site de Montreuil pour assurer la continuité de service public

Connaissances

- Maitrise des outils bureautiques

- Connaissances techniques générales

Savoir-faire

- Capacité à rendre compte

- Sens des responsabilités et réactivité

- Autonomie

- Polyvalence

- Intérêt pour les petits travaux manuels

Savoir-être

- Capacités relationnelles et diplomatie (appui des services et des usagers de l'école, gestion avec les prestataires)